نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری

اگر در حال مطالعه ی این مقاله هستید ، یا به دنبال نرم افزار حسابداری مناسبی برای شغل خود میباشید ، یا در حال تحقیق در رابطه با رشته ی حسابداری و یا نرم افزار ها هستید. خب ما در این مقاله سعی کرده ایم به طور خلاصه توضیح کوتاهی از رشته ی حسابداری ، و توضیح نرم افزار ها و در آخر ، معنای نرم افزار حسابداری صحبت کنیم.

در ابتدا باید بگوییم حسابداری یک سیستم است که در آن فرآیند جمع‌آوری، طبقه‌بندی ، ثبت، خلاصه کردن اطلاعات و تهیه گزارشهای مالی و صورتهای حسابداری در شکل‌ها و مدلهای خاص انجام می‌گیرد، تا افراد ذی‌نفع درون سازمانی مثل مدیران سازمان و یا برون‌ سازمانی مثل بانک‌ها، مجامع عمومی سازمان ها ی مورد نظر و یا مقامات مالیاتی بتوانند از این اطلاعات استفاده کنند.

این اطلاعات به سه دسته‌ی اصلی : اطلاعات عملیاتی، اطلاعات حسابداری مالی، و اطلاعات حسابداری مدیریتی ، تقسیم بندی میشوند.
و همچنین صورت‌های مالی که باید تهیه شود شامل: ترازنامه ، صورت حساب درآمد و صورت حساب وجوه نقد میباشد.

همانطور که میدانید رشته حسابداری جزء رشته هایی می باشد که علاقه مندان زیادی را به سمت خود جذب می کند و تقریباً یکی از اولین انتخاب های اکثر افراد برای ادامه تحصیل می باشد. اما پس از کسب مدارج عالی تحصیلی نوبت به یافتن شغل مناسب در این رشته می رسد.

پس حسابداری یک سیستم اطلاعاتی است که با فراهم کردن اطلاعات لازم کمک می‌کند تا سرمایه‌گذارها، اعتباردهندگان، مدیران شرکت‌ها و نهادهای دولتی نسبت به مسائل اقتصادی بهتر بتوانند تصمیم بگیرند.
مثلا شخصی را در نظر بگیرید که بخواهد در شرکتی سرمایه‌گذاری کند، این شخص تمایل دارد که وضعیت مالی آن شرکت و یا نتایج عملیات آن شرکت را در طی سال‌های قبل بداند.

در نتیجه حسابداری به منظور جوابگویی به نیازهای انسان بوجود آمده است، به همین دلیل با گذشت زمان و به موازات گسترش فعالیت‌های اقتصادی و افزایش پیچیدگی آن، هدف‌ها و روش‌های حسابداری برای جوابگویی به نیازهای اطلاعاتی، توسعه یافته است چرا که اشخاص، شرکت‌ها و دولت برای تصمیم‌گیری در مورد توزیع مناسب منابع مالی، نیاز به اطلاعاتی قابل اتکا دارند که این اطلاعات را به یاری حسابداری می‌توان به دست آورد.به همین علت بخش عظیمی از شرکت ها و مدیران ، برای سهولت در امور حسابداری از انواع نرم افزار حسابداری استفاده میکنند.

حسابداری شرکت های بازرگانی مانند همه شرکت ها اصول مخصوص به خود را داشته و باید از همان ابتدا به درستی و دقت انجام شود تا در پایان سال امکان گزارش گیری وجود داشته باشد این گزارشات سندی برای تهیه اظهارنامه ها و از همه مهمتر تعیین میزان مالیات ها خواهد بود و اگر در بررسی ممیزین مالیاتی ایراداتی مشاهده شود ممکن است شرکت علی الراس گردد. شرکت های بازرگانی می توانند برای انجام کلیه امور حسابداری و مالی خود به موسسات خدمات مالی و حسابداری مراجعه نمایند.

تیم حسابداری باید بتواند این اطلاعات را طوری بررسی و پردازش کند که قابل فهم برای مخاطبین بوده و برای هر یک از سطوح به درستی طبقه بندی شده باشد چرا که قرار دادن همه اطلاعات به صورت عمومی برای همه سطوح مدیریتی نه به صلاح است و نه لزومی خواهد داشت. مبحث حسابداری در شرکت های بازرگانی، خدماتی ، پیمانکاری و صنعتی با هم متفاوت بوده و نحوه ثبت اطلاعات، گزارش گیری و سایر مسایل مربوط به انها باید با روش های تخصصی مخصوص به هر یک انجام شود . این تفاوت ها به علت نوع کار و فعالیت هایی است که این شرکتها انجام می دهند. به همین دلیل برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب برای شغل خود قبل از هر اقدامی به شناخت نیازهای خود بپردازید، و با توجه به نیازهایی که دارید یک نرم افزار حسابداری مناسب برای خود انتخاب کنید.

بد نیست توضیح مختصری از خود نرم افزار ها بخوانید:
نرم افزار، مجموعه ای از برنامه های رایانه ای، رویه ها و مستندات است که انجام کارهای مختلف بر روی یک سیستم رایانه ای را بر عهده دارد.
انواع مختلفی از نرم افزار های رایانه ای وجود دارد که البته از منظرهای مختلفی قابل دسته بندی و تقسیم می باشند . نرم افزار از دو بعد فنی و حقوقی نیز امکان دسته بندی دارد.

۱- تقسیم بندی های فنی نرم افزار شامل موارد زیر میباشد :
نرم افزارهای پایه(Programming Software)
نرم افزارهای سیستمی(System Software) :
نرم افزارهای کاربردی(Application Software)
که البته نرم افزارهای کاربردی خود شامل :
بدافزارها
ابزارهای تبلیغاتی مزاحم
نرم افزار انبار گردانی
نرم افزارهای جانبی
نرم افزار پشتیبان و بازیابی اطلاعات
نرم افزار های پردازش داده ها
نرم افزارهای شبیه سازی و مدل سازی
نرم افزارهای سیستم خبره
نرم افزار های سیستم بی درنگ
و نرم افزارهای سسیتم نهفته ، میباشد.

حال اگر بخواهیم آن ها را از منظر حقوقی دسته بندی کنیم ، شامل موارد زیر است:
تقسیم بندی های حقوقی نرم افزار
نرم افزارهای سفارشی
نرم افزارهای ردۀ عام
نرم افزار رایگان
نرم افزارهای منبع باز و منبع بسته
نرم افزارهای اختصاصی
نرم افزارهای مشروط و نرم افزارهای جزئی
نرم افزار اختراعی و نرم افزار کپی رایتی
نرم افزار مشاع و نرم فزار غیر مشاع
نرم افزار مکمل و نرم افزار سازگار
نرم افزارهای واسط و غیر واسط

آنچه در سطور بالا آمد چشم اندازی از اقسام عمده نرم افزارها و نحوه توزیع آنها بود . امروزه نرم افزارهای رایانه ای به صورت گسترده متداول بوده و تصور رایانه ها بدون نرم افزار ها غیر ممکن است و بدون نرم افزارها امکان استفاده از رایانه بدین سهولت وجود نخواهد داشت.

آنچه درخصوص رایانه ها جالب توجه است این است که آنها زبان مخصوص به خودشان را داشته و همچنین راه های مخصوص به خودشان را برای برقراری ارتباط با انسان دارند. به علاوه اینکه ابزار آنها برای برقراری ارتباط شامل انواع مختلف نرم افزار می شود.

لازم به ذکر است شناخت هرچه بیشتر انواع و اجزاء نرم افزارها از جهت فنی و علمی، به جهت موضوع شناسی دقیق تر، سبب افزایش سطح کیفی و کارآمد تر شدن حمایت های حقوقی از این پدیدۀ پیچیده و پر کاربرد معاصر، خواهد شد.

باید بدانید که به طور کلی نرم افزار حسابداری با معادل انگلیسی: Accounting software ، توصیفی از یک نوع اپلیکیشن نرم افزاری است که ثبت و پردازش معاملات حسابداری در ماژول های تابعی مانند حساب های قابل پرداخت، حسابهای دریافتنی، حقوق و دستمزد، و تراز آزمایشی را برعهده دارد که به عنوان یک سیستم اطلاعات حسابداری عمل می کند .

نرم افزار حسابداری به نوعی نقش یک کمک دفتردار یا حسابدار را در سازمان ها، شرکت ها و … برای ثبت و گزارش اطلاعات حسابداری در معاملات مالی به خود می گیرد.

پس نرم افزار حسابداری به عنوان قلب فرآیند مالی می‌باشد و باید طوری طراحی شود که قابل استفاده در هر نوع شرکتی از قبیل بازرگانی‌، خدماتی‌، پیمانکاری‌، تولیدی و … باشد.

نرم افزار حسابداری به شما این امکان را می‌دهد که وقتی به طور مثال فاکتور خرید کالایی را ثبت می‌کنید نرم افزار سند حسابداری آن را صادر کرده و در حساب‌های خرید کالا و شخصی که از او خرید شده ثبت می‌کند و به طور اتوماتیک تعداد و قیمت کالای خریداری شده و موجودی انبار را چک می‌کند. سپس در قسمت پرداخت سیستم به طور اتوماتیک چک و یا جه پرداخت شده را در سیستم ثیت می‌کند و گزاشات مالی را به روز می‌کند و در اختیار مسئول مربوطه قرار می‌دهد.

این سیستم برای کارایی درست و مناسب احتیاج به نرم افزار مدیریت انبار دارد که تمام کارایی هایی که ذکر شد به صورت اتوماتیک انجام پذیرد . زیرا در صورت نبود نرم افزار حسابداری مربوط به قسمت انبار ، اطلاعات باید به صورت دستی انجام شود که در این صورت در کار نرم افزار حسابداری خلل ایجاد می‌شود و عملا نمی‌توان از آن استفاده کرد.

بسیاری از انواع نرم افزار حسابداری فقط برای صدور فاکتور برای مشتری و کنترل موجودی صندوق و کالای موجود در انبار ساخته شده است و مناسب و استاندارد برای دفاتر قانونی و حسابداری دوطرفه نمی‌باشد. به این نرم افزار مدل بازاری یا فروشگاهی می‌گویند. اما برخی از آن‌ها دارای دفاتر قانونی و استاندارد دو طرفه بوده که می‌توان هم با دید بازاری و هم حسابداری از آن استفاده کرد .

کسانی که از این نوع نرم افزار حسابداری استفاده می‌کنند به ۳ گروه تقسیم می‌شوند:
کارخانه‎ها، ادارات و …
شرکت ها‌، کارگاه‌ها و …
فروشگاه‌ها ، مغازه‌ها و …

در این بخش از مقاله در ارتباط با مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری بخوانید.
تولید اتوماتیک سند: فاکتورها به صورت سریع و دقیق، اسناد، یادداشت های اعتباری، سفارشات خرید، اظهارات چاپ و حقوق و دستمزد همه به طور خودکار انجام می شوند .

به روز بودن اطلاعات: استفاده از نرم افزار حسابداری سبب می شود تا حسابداری سوابق به طور خودکار و به روز محاسبه گردد و به همین ترتیب مانده حساب (برای مثال حساب های مشتری) همیشه به روز خواهد بود .

دقت: فضای کمتری برای خطا وجود دارد برای نمونه تنها یک ثبت حسابداری برای هر معامله به جای دو یا سه ثبت برای یک سیستم دستی مورد نیاز است.

در دسترس بودن اطلاعات: داده ها فورا در دسترس هستند و می توانند در هر مکان و زمان در دسترس کاربران مختلف قرار بگیرند.

مدیریت اطلاعات: گزارش های تولیدی می تواند به مدیریت در جهت کنترل کسب و کار کمک کند، به عنوان مثال تجزیه و تحلیل سالانه بدهکاران نشان می دهد که حساب های مشتری سر رسیده و حساب سود و زیان و ترازنامه را با روند بهتری به اتمام می رسد.

خوانایی: با استفاده از نرم افزار حسابداری میتوان اطلاعات حسابداری را چاپ کرد بنابراین خوانایی بالای اسناد چاپی سبب افزایش بهره وری حسابداری می گردد.

بهره وری: استفاده بهتر از منابع و زمان باعث می شود تا جریان نقدی از طریق جمع آوری بدهی، بهتر و کنترل موجودی بهبود یابد.

اگر به دنبال یک نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار خود هستید باید نکاتی را در نظر داشته باشید.
مورد اول شناخت نیازها میباشد.
قبل از هرچیز باید شناخت خوبی از نیازهای خودتان و سایر همکارانتان داشته باشید، به عنوان نمونه چه ملاک‌هایی برای شما از اهمیت خاصی برخوردار هستند. سهولت کاربری، کاربرپسندی، سرعت کار با سیستم، گزارش‌های جامع و متنوع و جامعیت سیستم حسابداری، ملاک‌هایی هستند که معمولا در خرید محصولات نرم افزاری مهم تلقی می‌شوند، شما به عنوان یک حسابدار و سایر همکارانتان، کدام یک ازاین ملاک‌ها برایتان از اهمیت یا اولویت خاصی برخوردار است. با تهیه یک چک لیست، می‌توانید ملاک‌های موردنظرتان را وارد کنید و در جلساتی که با همکارانتان یا شرکت‌های نرم‌افزاری دارید این ملاک‌ها را اولویت بندی کنید.

شما به عنوان یک مدیر یا شخص حسابدار باید از نوع سیستم نرم افزار حسابداری اطلاعات کافی داشته باشید.
بعد از شناسایی و اولویت بندی نیازهای خودتان و همکارانتان نوبت به نوع سیستم حسابداری می‌رسد، که بسته به تعداد کارکنان، وسعت شرکت، نوع کسب و کار یا فرآیند کاری، متفاوت هست. به عنوان نمونه نرم‌افزار فروشگاهی مناسب کار یک شرکت بازرگانی یا خدماتی نیست، یا شرکتی که تیم فروش و واحد حسابداری گسترده‌ و انبار دارد باید بدنبال نرم‌افزار حسابداری جامعی باشد که تمامی فرآیند و کار مجموعه اش به شکل یکپارچه سازماندهی و مدیریت شود. در این مورد باید مدنظر داشته باشید که اگر یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی خوب و شناخته شده است، دلیل نمی‌شود برای شما که کسب و کارتان بازرگانی یا خدماتی هست مناسب باشد.

مورد بعدی امکانات جانبی است.
امکانات جانبی شامل تمامی تسهیلاتی می‌شود که فروشنده برای شما در نظر می‌گیرد. برای نمونه برخی از شرکت‌های نرم‌افزاری با خرید محصول یا طی زمانی که قرارداد پشتیبانی دارید، نسخه‌های بروز شده نرم‌افزار را رایگان در اختیارتان قرار می‌دهند. همچنین مدت دوره‌های آموزشی، مدت زمان پشتیبانی و شرایط پشتیبانی را می‌توان در این عامل قرار داد.

آخرین عامل در انتخاب نرم‌افزار حسابداری مناسب برای کسب و کارتان، بودجه و هزینه است که البته باید کمترین اهمیت را به این عامل بدهید چرا که شما براساس نیازها، نوع کسب و کار و سایر ملاک‌هایی که به شکل کلی ذکر شد باید دست به انتخاب بزنید و در صورتی که دو محصول نرم‌افزاری با توجه به سایر عوامل در شرایط مساوی و یکسان برای انتخاب قرار گرفته اند، آن وقت عامل هزینه می‌تواند به شما در انتخاب کمک کند.

همه این عوامل دست به دست هم می‌دهند تا بهترین انتخاب را با توجه به نوع کسب و کارتان داشته باشید و در نهایت بهترین و مناسبترین نرم‌افزار حسابداری را که برای کسب و کارتان مناسب هست انتخاب کنید. باید یادآور شد که با کسب تجربه و مطالعه بیشتر می‌توانید عوامل مهم دیگری را نیز شناسایی کنید که به شما در انتخاب نرم ‌افزار حسابداری مناسب کمک خواهند کرد.

طیف انواع نرم ‌افزار حسابداری موجود برای کسب ‌و‌کارهای کوچک و متوسط مرتبا درحال رشد است اما در حال حاضر چند دسته کلی برای انتخاب از میان آن‌ها وجود دارد:

– بسته حقوق و حسابداری برای کسب‌ وکارهای کوچک
– برنامه‌های نرم‌افزاری مدیریت کسب‌ و‌کار
– برنامه های کاربردی آنلاین تحت وب و نرم‌ افزارهای رایگان.

خب تا کنون متوجه شده اید که با توجه به این موضوع که نرم افزار حسابداری می‌تواند به افزایش دقت در امور مالی شما با کاهش یا حذف خطاهای انسانی در محاسبه کمک کند ، شرکت های زیادی که در زمینه ی طراحی نرم افزار فعالیت میکنند ، در صدد طراحی و ساخت نرم افزار حسابداری قوی و مفید برای شرکت ها هستند.

فرایندهای حسابداری دستی شامل بسیاری از محاسبات ریاضی با دست است. یک محاسبه نادرست در اوایل فرآیند می‌تواند تأثیر زیادی بر محاسبات بعدی داشته باشد. از سوی دیگر، کامپیوترها عملا قادر به ایجاد چنین خطایی نیستند. با این حال، لازم به ذکر است که نرم افزار حسابداری از خطاهای انسانی ناشی از ورود داده‌ها یا اشتباهات تفسیری مصون نیست. و توجه به این نکات امری ضروری در انتخاب نرم افزار است و استفاده از آنان میباشد.

از مزایای دیگر استفاده از نرم افزار حسابداری میتوان به افزایش سرعت در انجام امور اشاره داشت.
با استفاده از نرم افزار حسابداری، کسب و کارها قادر به پردازش حساب‌های خود با سرعت بیشتری نسبت به پردازش دستی هستند. بخشی از این افزایش سرعت ناشی از استفاده از رایانه‌ها است که قادر به پردازش ارقام بسیار سریعتر از مغز انسان است. علاوه بر این، نرم افزار حسابداری به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا کارایی را با معرفی اتوماسیون بهینه سازی کنند. برای مثال، یک کسب و کار باید مالیات فروش را در تمام معاملات خود ثبت کند. نرم افزار حسابداری می‌تواند به صورت اتوماتیک برای هر ورودی مالیات تعیین شده را اتخاذ کند.

فروش نرم افزار حسابداری ارزان قیمت

مسئله ی کاهش هزینه ها در انجام امور ، همیشه برای مدیران و مسئولان کسب و کار مسئله ای قابل تامل بوده است .

مزایای ناشی از سرعت و کارآیی نرم افزار حسابداری اغلب منجر به کاهش هزینه‌های کلی می‌شود. استفاده از یک برنامه حسابداری به هر یک از اعضای تیم حسابداری این اجازه را می‌دهد که در زمان کمتری کار بیشتری را انجام دهند. به طور بالقوه به این معنی است که افراد کمتری برای انجام کار حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرند. این به نوبه خود، می‌تواند هزینه‌های اداری حسابداری را کاهش دهد.

نرم افزار حسابداری همچنین کمک می‌کند تا اطلاعات مالی، دقیق و به موقع در اختیار کارکنان قرار بگیرد. به عنوان مثال فرض کنید یک مدیر مالی شرکت باید یک گزارش از نقدینگی داشته باشد تا دو ساعت دیگر در جلسه ارائه دهد. بسیاری نرم افزارهای حسابداری کاربران را قادر می‌سازند تا گزارش‌های متنوع مالی را، تنها با پر کردن یک فرم و یا کلیک بر روی یک دکمه داشته باشند. این در حالی است که ایجاد چنین گزارشی به صورت دستی می‌تواند یک فرایند وقت گیر باشد.

از موارد مهمی که برای شرکت ها و کسب و کارهای مختلف مورد توجه میباشد ، کاهش مالیات است.
پرداخت مالیات‌های کسب و کار شما می‌تواند یک فرایند پیچیده باشد و مستلزم پیگیری تمام معاملات شما باشد. نرم افزار حسابداری کمک می‌کند تا این فرایند را ساده‌تر انجام دهید و اطمینان حاصل شود که تمام جزئیات مالی کسب و کار شما در یک مکان قرار دارد.

نرم افزار حسابداری شرکت خدماتی پویا سیستم ، متناسب با تمام نیازمندی های شرکت های خدماتی از قبیل محاسبه بهای تمام شده ، محاسبه سود و زیان ، انبارداری ، حسابداری ، خزانه داری و … طراحی شده است . همچنین با امکانات کاربردی و ظاهر زیبا ، می تواند برای کسب و کار شما گزینه بسیار مناسبی باشد .