کاربرد نرم افزار حسابداری در سال ۲۰۲۲ چیست؟| دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری

کاربرد نرم افزار حسابداری در طول سال ها عرصه های مختلفی را به عهده گرفته است. این پلتفرم ها به عنوان ایده آل ترین ابزار برای ثبت داده های مالی جایگزین صفحات اکسل شده اند. هر نوع صورت های مالی با ارائه گزارش های تصویری که روندهای مالی را برجسته می کند، شبیه سازی شده است. آنها همچنین با ابزارهای محبوب ادغام می شوند و اطلاعات به طور خودکار از یک پلت فرم به پلتفرم دیگر منتقل می شوند.
تکامل نرم افزار حسابداری آن را به یکی از مفیدترین پلتفرم ها در زمان کووید ۱۹ تبدیل کرده است. از آنجایی که بسیاری از کارمندان از راه دور کار می کنند، این پلت فرم به دفتر دیجیتال آنها تبدیل شده است که در آن بیشتر وظایف اصلی خود را انجام می دهند. آنها همچنین می توانند در صورت استفاده از مجموعه نرم افزار که شامل عملکردهای حسابداری است، حقوق و دستمزد، جریان نقدی و موارد دیگر را در یک مکان پردازش کنند.
در این مقاله به بررسی کاربرد نرم افزار حسابداری می تواند انجام دهد و مزایای آن می پردازیم. پس از خواندن این مقاله، امیدواریم به شما کمک کنیم تا ارزیابی کنید که چه نوع برنامه حسابداری را برای کسب و کار خود در نظر بگیرید. جهت انتخاب نرم افزار حسابداری کلیک کنید.

کاربرد نرم افزار حسابداری

دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری

در عصر کووید-۱۹، سرعت، دقت و مهاجرت یکپارچه داده ها از اهمیت بالایی برخوردار است. به همین دلیل است که بسیاری از کسب‌وکارها تصمیم می‌گیرند کارهای سختی را که نیازی به نیروی مغزی گسترده ندارند، خودکار کنند. به این ترتیب، تلاش های به خصوصی در صنایع مختلف برای اتخاذ فناوری اتوماسیون در حال انجام است. در یک نظرسنجی در سال ۲۰۲۰ توسط Accounting Today، مشخص شد که ۴۱٪ از شرکت های حسابداری کوچک قصد دارند در سال ۲۰۲۱ بیشتر روی فناوری هزینه کنند. شرکت های بزرگ  ۶۰٪ درصد بیشتر هزینه می کنند.

با توجه به اینکه بخش بزرگی از نیروی کار از خانه کار می کنند، این به ارتباط عالی پلتفرم های حسابداری از طریق همه گیری همه گیر اشاره دارد. و همین امر در مورد مشتریان شرکت های حسابداری نیز صدق می کند. طبق یک مطالعه اخیر، ۴۱٫۸ درصد از کارمندان آمریکایی از راه دور کار می کنند. و پذیرش روزافزون این راه‌اندازی احتمالاً منجر به اتخاذ این رویه توسط شرکت‌ها حتی پس از همه‌گیری می‌شود.

به جای این، راه حل های حسابداری آنلاین به حسابداران و مشاغل اجازه می دهد تا تمام مسئولیت های ثبت مالی خود را انجام دهند. از سازماندهی اسناد مالی و محاسبه حقوق و دستمزد گرفته تا ردیابی موجودی و تهیه اظهارنامه مالیات بر درآمد، پیشرفت‌ها در نرم افزار حسابداری  نیز در کاهش ساعات صرف شده برای مسئولیت‌های حسابداری مفید بوده و از همتایان داخلی خود جلوتر هستند.

دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری

مزایای  نرم افزار حسابداری

دقت بهبود یافته:

داشتن سابقه دقیق از امور مالی برای نظارت بر پیشرفت کسب و کار شما بسیار مهم است. از طریق استفاده از برنامه های حسابداری، می توانید جنبه هایی از حسابداری را که ممکن است مستعد خطا هستند، ساده کنید. بسیاری از برنامه ها می توانند به طور خودکار محاسبات را هنگام وارد کردن داده ها، انتقال وجوه و تنظیم دارایی ها انجام دهند. همچنین می تواند تجزیه و تحلیل ایجاد کند و در عین حال احتمال نادیده گرفتن را کاهش دهد، و اگر می خواهید سابقه خود را از نظر محاسبات اشتباه بررسی کنید، می توانید قبل از نهایی کردن گزارش ها به راحتی آن را پیدا و تصحیح کنید. حتی برخی از آنها قابلیت اظهار نظر دارند تا به شما امکان یادداشت برداری برای مراجعات بعدی را می دهند.

کاهش هزینه عملیات:

تعداد بسیار کمی از شرکت ها حسابداری خود را برون سپاری می کنند. این بدان معناست که اکثر کسب‌وکارها امور مالی و کلیه اسناد مربوط به آن را در داخل مدیریت می‌کنند و زمان لازم برای کار بر روی عملیات واقعی خود را کاهش می‌دهند. در حال حاضر، به دلیل هزینه های زیادی که برون سپاری حسابداری به شرکت ها تحمیل می کند، می توانید با نصب نرم افزاری که مناسب کسب و کار شماست، در برون سپاری صرفه جویی کنید بدون اینکه ایجاد گزارش های حسابداری با کیفیت را به خطر بیندازید. به عنوان یک مزیت اضافی، استفاده از برنامه‌های مبتنی بر ابر یا در محل می‌تواند به شما کمک کند در هزینه‌های چاپ و کاغذ صرفه‌جویی کنید و همچنین میزان مصرف کربن یا جوهر خودکار خود را کاهش دهید.

پایگاه داده ایمن:

اکثر نرم افزارهای حسابداری می توانند با رمز عبور محافظت شوند. این قابلیت به کاربران اجازه می دهد از اطلاعات محرمانه در برابر دسترسی افراد غیرمجاز محافظت کنند. همچنین، با ذخیره داده‌های خود در یک نرم‌افزار، دسترسی سریع، جستجوی فایل، و بازیابی آن را تسهیل می‌کنید، البته از آن در برابر بلایای طبیعی محافظت می‌کنید. اگر داده های شما فقط به صورت دیجیتال قابل دسترسی باشد، در برابر بلایایی مانند زلزله، آتش سوزی و سیل آسیب ناپذیر است.

مزایای نرم افزار حسابداری

فایل‌های همگام‌سازی‌شده:

با رشد شرکت شما، تعداد اسنادی که باید پیگیری کنید و مقدار حسابداری که برای انجام آن نیاز دارید، چند برابر  و پیچیده می‌شود. از طریق یک نرم افزار، می توانید به اطلاعات مورد نیاز خود در چندین پلتفرم دسترسی داشته باشید و داده های رایانه ای را بدون دردسر جدا کنید. علاوه بر این، انتقال داده ها آسان می شود زیرا نرم افزار حسابداری امکان همگام سازی پایگاه های داده آنلاین و آفلاین را فراهم می کند. برای راحتی شما، برنامه‌هایی نیز وجود دارند که به‌روزرسانی‌های بی‌درنگ وضعیت را ارائه می‌کنند، بنابراین می‌توانید تغییرات را در حین اعمال مشاهده کنید.

انطباق مالیاتی ساده:

مسئولیت های مربوط به مالیات ممکن است بیش از ۴۰۰ ساعت در سال طول بکشد. این روزهای تلف شده زیادی است که می‌توانست برای تامین امنیت مشتریان جدید، ایجاد محصولات جدید یا بهبود خدمات موجود استفاده شود. با ویژگی های برنامه ریزی مالیاتی ارائه شده توسط بسیاری از نرم افزارهای حسابداری، می توانید رسیدها، صورتحساب ها و صورتحساب های درآمد را در یک بستر مناسب ذخیره کنید. برخی از برنامه ها حتی امکان ادغام هایی را فراهم می کنند که به شما امکان می دهد ITR ها را مقایسه کنید و محاسبات را مطابق با سیاست های جدید تنظیم کنید.

ثبت خودکار:

 یکی از جنبه های مهم مدیریت مالی، نگهداری سوابق می تواند گیج کننده و کار فشرده باشد. برای کاهش تلاشی که برای انجام آن نیاز دارید، راه‌حل‌های نرم‌افزاری مختلف ویژگی‌هایی را ارائه می‌کنند که داده‌هایی را که در برنامه‌های مختلف وارد می‌کنید جمع‌آوری می‌کنند. جدا از ادغام آنها در یک سیستم عامل جامع، همچنین می تواند شیوه های تجاری را تجزیه و تحلیل کند و روندهای جریان پول شرکت شما را شناسایی کند. پس از آن، قیمت نهایی شما را محاسبه می کند تا به شما نشان دهد کجا و چه زمانی درآمد بیشتری ایجاد می کنید، در کدام جنبه از عملیات خود باید بیشتر سرمایه گذاری کنید و موارد مشابه.
برای درک هدف نرم افزار حسابداری در فعالیت های روزمره تجاری خود، ابتدا باید کارکردهای اصلی آن و مشکلاتی که می تواند حل کند را درک کنیم. به طور خلاصه، نرم افزار حسابداری مجموعه ای از برنامه های کاربردی است که برای جمع آوری، ثبت، خلاصه کردن و ذخیره داده های مالی برای تفسیر طراحی شده است. برنامه هایی مانند اینها به منظور به حداقل رساندن تلاش کاربران بر روی داده های محاسباتی است. علاوه بر این، آنها ایجاد گزارش های مالی جامع را سرعت می بخشند و امکان تجزیه و تحلیل فوری جریان های نقدی را فراهم می کنند.

مزایای نرم افزار حسابداری

برخی از کاربرد های نرم افزار حسابداری عبارتند از:

• پشتیبان گیری خودکار اطلاعات
• پیش بینی بودجه ریزی
• پیش بینی هزینه
• گزارش های قابل تنظیم
• یکپارچه سازی برنامه های خارجی
• حسابداری صندوق
• مدیریت موجودی
• حفاظت از داده ها
• مدیریت حقوق و دستمزد

ویژگی های کلیدی نرم افزار حسابداری

انواع مختلفی از نرم افزارهای حسابداری در بازار موجود است که می توانید یکی از آنها را انتخاب کنید که عبارتند از:

سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP):

معمولاً توسط شرکت های بزرگ استفاده می شود، این نوع نرم افزار حسابداری می تواند توابع کسب و کار شما را گرد هم آورد و آنها را در یک پلت فرم متمرکز برای مشاهده آسان تر ادغام کند. با این حال، در مقایسه با انواع دیگر نرم افزارهای حسابداری، این نرم افزار با قیمت گزافی عرضه می شود و به مدت زمان طولانی برای نصب نیاز دارد.

نرم‌افزار حسابداری تجاری:

رایج‌ترین نوع نرم‌افزار موجود، برنامه‌های حسابداری تجاری آماده برای مدیریت آسان هستند. مانند سایر برنامه‌ها، می‌توان آن‌ها را برای انطباق با الزامات فرآیند حسابداری شخصی‌سازی کرد. تا کنون، به طور کلی مقرون به صرفه ترین گزینه موجود است.

نرم افزار حسابداری سفارشی:

همه کسب و کارها نیازهای منحصر به فردی دارند. به همین دلیل است که گاهی اوقات شرکت ها ترجیح می دهند نرم افزار حسابداری را فقط برای آنها ایجاد کنند. با رفتن به این گزینه، آنها می توانند برنامه را با توجه به نیازهای عملیات خود تنظیم کنند. با این حال، نگهداری از آن در مقایسه با همتایان تجاری موجود خود می تواند سخت تر باشد.
به همین ترتیب، بسته به نیازهای کسب و کار خود، می توانید بین یک نرم افزار داخلی یا برنامه مبتنی بر ابر انتخاب کنید. اگر قصد دارید از یک برنامه حسابداری استفاده کنید اما می خواهید مطمئن شوید که تمام داده ها فقط در دفتر شما قابل دسترسی است، نصب در محل ممکن است برای شما ایده آل باشد. از سوی دیگر، اگر بخواهید فایل‌های خود را در هر زمان و مکانی در اختیار داشته باشید، نرم‌افزار مبتنی بر ابر ممکن است بهترین عملکرد را داشته باشد.
با توضیح اصول نرم افزار حسابداری، می توانیم به مراحلی برسیم که چرا باید در یکی از این برنامه ها برای شرکت خود سرمایه گذاری کنید.
هدف نرم افزار حسابداری ساده سازی مسئولیت های دفتر پشتیبان است. با پیدا کردن برنامه مناسب، می توانید تنها با چند کلیک و ضربه، تمام داده هایی را که برای راه اندازی کسب و کار خود نیاز دارید ذخیره، دسترسی و پردازش کنید. چه بخواهید چندین جزء از وظایف حسابداری خود را در یک برنامه ترکیب کنید یا برنامه های کاربردی تخصصی برای جنبه های خاص کسب و کار خود بیابید، گزینه هایی برای شما وجود دارد.

کدام نرم افزار حسابداری استفاده کنم؟

کدام نرم افزار حسابداری را انتخاب کنم؟

با توجه به اینکه اکثر مردم از راه دور کار می کنند، باید در زمان کووید-۱۹ به صورت دیجیتالی با سرعت و دقت فعالیت کنند. و اگر یک کسب و کار در حال فعالیت باشد، مطمئناً نیاز به حسابداری دارد. با این کار، پلتفرم های حسابداری نه تنها امکانات ساده ای را ارائه می دهند، بلکه به یک ضرورت در چشم انداز کسب و کار امروزی تبدیل شده اند.
حتی اگر حسابدار شما نتواند به دفتر گزارش دهد، باز هم می‌تواند با استفاده از نرم‌افزار حسابداری مبتنی بر ابر، وظایف خود را انجام دهد. علاوه بر این، یک پلتفرم نه تنها اطلاعات مالی شما را ذخیره می‌کند، بلکه به شما امکان می‌دهد کارهایی را که در غیر این صورت بیشتر وقت شما را می‌گیرد، خودکار کنید. ویژگی‌های آن دقت، سرعت و اتصالی را در اختیار شما قرار می‌دهد که با استفاده از صفحات اکسل به آن دست نخواهید یافت.
بنابراین، برای پاسخ به این سوال، قطعا باید به خرید نرم افزار حسابداری برای کسب و کار خود فکر کنید. این محصول می تواند به کسب و کار شما کمک کند تا با الزامات مورد نیاز عصر دیجیتال امروزی مطابقت داشته باشد.
البته حسابداری تنها بخشی از کسب و کار شما نیست که به یک پلتفرم قوی نیاز دارد. همچنین می‌توانید سایر نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند کسب‌وکار را بررسی کنید تا از راه‌حل‌های مختلفی استفاده کنید که ممکن است در جنبه‌های مختلف عملیات خود اعمال کنید.

منبع