انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری

 

انتخاب نرم افزار مالی و حسابداری می توان گفت کاری بسیار دشوار است و نیاز به تخصص دارد خرید نرم افزار اشتباه به احتمال زیاد کسب و کار شما را به خطر خواهد انداخت ولی چاره کار چیست؟ اگر اطلاعات کافی در این زمینه داشته باشید می توانید با دید بازتری خرید کنید و انتخاب مناسبی داشته باشید. حال سوال اینجاست هنگام خرید نرم افزار باید به چه نکاتی توجه کنیم؟
هنگام خرید نرم افزار بهتر است سوالات زیر را مد نظر داشته باشیم و برای آن ها جوابی آماده کنیم:
کسب و کار ما چه نیازی دارد که نرم افزار می تواند آن ها را رفع بکند؟
چه انتظاراتی در استفاده از نرم افزار در آینده داریم؟
چه مقدار میخواهیم برای یک نرم افزار حسابداری هزینه کنیم؟

سوال اول، کسب و کار ما چه نیازی دارد که نرم افزار می تواند آن ها را رفع بکند؟

داشتن یک نرم افزار حسابداری کمک زیادی به پیشرفت شما در کسب و کارتان می کند. در کنار آن امکان گزارش گیری از وضعیت مالی و حسابداری، کنترل عملکرد وضعیت حساب ها و موجودی ها برای گرفتن تصمیمات بهتر می تواند کار های روزانه را کاهش دهد. برای همین وجود این چنین نرم افزارها در کسب و کار می تواند به کسب و کار رونق بیشتری دهد. پس درک خوب از وضعیت کسب و کار در این مورد بسیار حائز اهمیت است. مثلا:

اگر کسب و کار شما نوپا و در حال گسترش است

اگر برنامه ای برای توسعه آن دارید، ثبت حساب های مالی در دفاتر بسیار سخت است و در پاره ای از موارد باعث ضرر به سازمان خواهد شد. با استفاده از نرم افزار حسابداری، مدیریت زمان، پول را چندین برابر بهتر انجام دهید. بسیاری از این فرآیند ها به صورت خودکار انجام می شوند و نرم افزارهای حسابداری در نسخه های مختلفی تهیه می شوند و نسبت به اندازه کسب و کار شما قابل تغییر هستند.

اگر جزو کارآفرینان با تجربه و کهنه کار هستید

اگر هنوز از نرم افزار حسابداری قدیمی خود استفاده می کنید و آن را هنوز تعویض نکردید یا ارتقا ندادید هر چه زود تر باید نسبت به این کار اقدام کنید زیرا در آینده به مشکل برخواهید خورد.

اگر کسب و کار شخصی خودتان را دارید

از نرم افزار مالی برای رسیدگی به حساب کتاب خود غافل نشوید چون این نرم افزار های حاوی اطلاعاتی است که میتوانید با آن کسب و کارتان را به شکلی باور نکردنی ارتقا دهید.
پس کسب و کار شما در هر وضعیتی که قرار دارد با تمرکز روی نیازهایتان می توانید بهترین نرم افزار حسابداری متناسب با کسب و کارتان را انتخاب کنید. برای اینکه راحت تر نیاز های نرم افزاری خود را بشناسید میتوانید نکات زیر را مد نظر داشته باشید:
اگر کسب و کارتان نیازمند اطلاعات مالی در هر لحظه از زمان است، با وجود یک نرم افزار حسابداری مناسب علاوه بر ثبت تراکنش های مالی سازمان قابلیت های دیگری به شما خواهد داد. یک نرم افزار حسابداری خوب هم اطلاعات مالی و هم اطلاعات مشتریان را در هر لحظه در اختیار کاربران میگذارد. البته شما می توانید به تمام اطلاعات جزیی مشتریان و فروشندگان از جمله اطلاعات تماس آن ها، تاریخچه خرید، و شرایط پرداخت آن دسترسی داشته باشید.

اگر کار های مالی شما به طور عجیبی دشوار و پیچیده است:

با توجه به فرآیند ها وظایف متنوع از جمله لیست حقوق و فروش روزانه و .. یک نرم افزار حسابداری توانایی این را دارد که تمامی فرآیند های شما را یکپارچه کند اطلاعات را از سایر سیستم ها جمع آوری کند. و حسن این یکپارچگی مالی این است که سادگی در روند مالی برای شما ایجاد می کند. البته به این نکته توجه کنید که همه نرم افزارهای حسابداری شبیه هم نیستند، بسیاری از نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار بسیار پیچیده هستند و برای کسب و کار های بزرگ ساخته شده اند اگر نرم افزار حسابداری شما یک نرم افزار بسیار پیچیده است و متناسب با کسب و کار شما نیست شما باید یک نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار خودتان انتخاب کنید.

ممکن است کنترل قوانین مالی و مالیاتی برای شما بسیار دشوار باشد:

اگر آگاهی و شناخت نسبت به قوانین مالیاتی و حسابداری ندارید، جایی برای نگرانی نیست بسیاری از نرم افزارهای حسابداری این قوانین را در خود گنجانده اند شما نمی توانید با محاسبات دستی و روی کاغذ این کارها را انجام هید.
شاید کنترل عملکرد پرسنل و افراد داخل سازمان شما را دچار مشکل کرده است:
با یک نرم افزار خوب شما میتوانید میزان فروش و خرید خود را کنترل و نظارت کنید. حتی اگر حضور فیزیکی در سازمان ندارید، میتوانید میزان منابع و مصرف و خود را در سال یا در لحظه کنترل کنید.
پس قدم اول دغدغه های خود را با سوالاتی این چنینی مطرح کنید

چشم انداز ما برای استفاده از این نرم افزار در آینده چیست و چه انتظاراتی از آن داریم؟

به این نکته که بسیار حائز اهمیت است توجه کنید که در هنگام خرید نرم افزار فقط نباید به وضعیت موجود پرداخت بلکه باید آینده را هم پیش بینی کنیم. ممکن است امروز نیازی به نرم افزار حقوق و دستمزد نداشته باشیم ولی حداقل باید نرم افزاری تهیه کنیم که این اختیار را در آینده در اختیارمان بگذارد، پس حتما فراموش نکنید که تا جایی که میتوانید برنامه های آینده خود را مورد بررسی قرار دهید تا بتوانید در بلند مدت نیاز سنجی های خود را انجام دهید.

چه مقدار برای خرید یک نرم افزار حسابداری پول کنار گذاشته ایم؟

یک نرم افزار حسابداری با توجه به ویژگی ها و امکاناتی که انتخاب می کنید هزینه های متفاوتی در بردارند. بعضی از توسعه دهندگان مدل های اشتراکی برای هر کدام از بسته های نرم افزاریشان در نظر می گیرند، بعضی دیگر نسخه رایگان قابل استفاده یا همان دمو را با عملکرد های ابتدایی یا با تعداد کاربران محدود و یا تعداد سند محدود را در اختیار کاربران قرار می دهند.
شما با هر هزینه ای می توانید صاحب یک نرم افزار حسابداری پایه شوید اما ممکن این نکته را فراموش کنید که همیشه قیمت نمی تواند فاکتور اصلی برای تصمیم گیری در این مورد باشد بنابراین شما ممکن است نرم افزاری با قیمت پایین خریداری کنید ولی شرکت تولید کننده نرم افزار توانایی این را نداشته باشد تا پشتیبانی مطلوبی به شما بدهد و یا اینکه در زمان مناسب نسبت به ارتقا نرم افزار خود بی توجه باشد اینها نکات بسیار مهمی هستند که به صورت غیر مستقیم در قیمت نرم افزارها تاثیر می گذارند پس باید حتما به سابقه شرکت تولید کننده نرم افزار تنوع محصولات و میزان رسیدگی و پیگیری محصولات را جدی بگیرید و تنها به بالا یا پایین بود مبلغ توجه نکنید.

همچنین می توانید بخوانید:

یک نرم افزار حسابداری خوب چه ویژگی هایی دارد + بازه قیمت نرم افزارها

حال اگر نیاز های خود را به طور کامل شناختید وقت آن است که خصوصیات نرم افزارها را طور کامل بررسی کنید و نرم افزاری که انطباق کامل با کسب و کار شما دارد را انتخاب کنید برای مثال خصوصیات زیر را می توان برای انتخاب یک نرم افزار مالی در نظر بگیرید.

• وظایف پایه ای حسابداری:

نرم افزار مورد انتخاب شما باید حداقل امکانات اصول حسابداری را دارا باشد بیشتر کسب و کار های کوچک می توانند با نرم افزارهای حسابداری دارای قابلیت حداقل به کار گرفته شوند. از جمله ای ویژگی ها «ثبت فاکتور، کنترل درآمد ها و هزینه ها، گزارش گیری مالی و مدیریت مشتریان و فروشندگان» را نام برد.

• ایجاد و ساخت قالب گزارش:

نرم افزارهای حسابداری گزارشات معمول و کاربردی را دارند ولی باید امکان طراحی گزارشات جدید را نیز داشته باشند.
ابزارهای مناسب برای استخراج گزارشاتی که باید به سازمان ها بدهید:
نرم افزاری که ویژگی هایی از جمله: محاسبه خودکار مالیات با نرخ های مالیات و تهیه گزارش های مالیات تنها با یک کلیک برایتان فراهم می شود و یا در ارائه گزارشات بیمه ابزارهای مناسبی وجود دارند که می تواند خیال شما را از بابت آن ها راحت کند.

• دسترسی چند کاربره:

بیشتر نرم افزارهای حسابداری دارای قابلیت استفاده توسط چند نفر را داراست. (چند کاربره بودن نرم افزار) برای مثال شما و حسابدارتان می توانید به طور همزمان با نرم افزار کار کنید و مجبور نباشید تمام کار های خود را به تنهایی انجام دهید.

ارتباط با ابزارهایی مثل بارکد خوان یا دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل:

نرم افزار هایی که انتخاب می کنید بهتر است قابلیت اتصال با دستگاه ها و ابزارهایی از این دست را داشته باشد.

 

• این اطمینان را داشته باشید نرم افزاری که تهیه می کنید راهکار های مناسب با کسب و کار شما را ارائه می دهد:

عموما نرم افزار ها راهکارهایی متناسب با انواع کسب و کارها را ارئه می دهند توجه کنید نرم افزاری که انتخاب می کنید مناسب کسب و کارتان باشد.
هنگام خرید باید به این موارد دقت کنید.

• نرم افزار حسابداری از نظر ابعاد مناسب چه کسب و کار هایی است؟
  کسب و کار های ۱-۱۰ نفر – کسب وکارهای ۱۰ -۱۰۰ نفر – کسب و کارهای ۱۰۰ – ۲۰۰ نفر
• تنوع سبد محصول نرم افزار چقدر است؟
  شرکت های بازرگانی – شرکت های تحلیلی – گزارش های هوش تجاری – تولید گزارشات توسط خود کاربر
• پشتیبان گیری از داده ها چگونه است؟
  اتوماتیک و خودکار – به شکل دستی – امکان استفاده از فضای ابری

همچنین می توانید بخوانید:
رایانش ابری چیست؟ + ۷ مزیت استفاده از آن

• امنیت اطلاعات و سطوح دسترسی به نرم افزار چگونه پیاده سازی شده اند؟
• هزینه خرید نرم افزار و پشتیبانی نرم افزار در طول پنج سال چگونه است؟
• پشتیبانی سالانه و به صورت فیزیکی – پرداخت به شکل نقدی – اقساط و ..

با در نظر گرفتن همه این موارد شما می توانید نرم افزاری دقیقا متناسب با کسب و کار خود انتخاب کنید البته این نکته را مورد توجه قرار دهید که انتخاب نرم افزار قدم اول است و در مرحله بعد باید در مرحله بعد تمرکز خود را روی بهتر راه اندازی کردن نرم افزار خریداری شده بگذارید تا بهترین بهره را از نرم افزار خود ببرید.

همچنین میتوانید بخوانید:
آموزش راه اندازی اولیه نرم افزار حسابداری پویا

ممنون از اینکه در این مقاله با پویا سیستم همراه بودید!