خیلی از کسب و کارهای کوچک به دنبال ساده ترین نرم افزار حسابداری هستند. به این دلیل که این نرم افزارها به خاطر سادگی در استفاده از آن معمولا هزینه های کمتری دارند و این برای کسب و کارهای کوچک حائز اهمیت است.
راحت ترین نرم افزار حسابداری به صاحبان مشاغل کوچک کمک می کند تا به راحتی حساب ها، هزینه های خود را پیگیری کنند، برای فصل مالیات آماده شوند و از امور مالی مطلع شوند. برای بسیاری از مشاغل کوچک، این جایگزین مقرون به صرفه تری برای استخدام یک حسابدار است. واضح است که نرم افزار حسابداری به شما کمک می کند تا بر امور مالی و آینده کسب و کار خود کنترل داشته باشید. میتوانید کارهای معمولی را خودکار کنید، فاکتورها و هزینهها را مدیریت کنید. نرم افزار حسابداری همچنین می تواند اطلاعات مدیریتی مفیدی را ارائه دهد و به شما در تهیه پیش بینی ها و نظارت بر عملکرد کسب و کار کمک کند.
چرا کسب و کارهای کوچک به ساده ترین نرم افزار حسابداری نیاز دارند؟
به خاطر داشتن 6 ویژگی در راحت ترین نرم افزار حسابداری کسب و کارهای کوچک به انتخاب این گونه نرم افزارها روی می آورند.
-
پس انداز زمان و انرژی
نرم افزار حسابداری به شما امکان کنترل مدیریت مالی شرکت را می دهد. شما فقط باید یک بار اطلاعات مشتریان، تامین کنندگان و موارد دیگر را وارد کنید، در حالی که خود نرم افزار با کد نویس های پیچیده کار سختی را انجام می دهد. شما می توانید فاکتورها و صورتحساب های همیشگی را روی صقحه اصلی نرم افزار یا دسکتاپ سیستم خود جهت دسترسی آسان تر داشته باشید. شما تنها با وارد کردن جزئیات خرید و فروش خود از نرم افزار برای ایجاد خودکار سفارشات خرید و فاکتورها استفاده کنید. می توانید جزئیات مشتریان و تامین کنندگان را اضافه یا پیوند دهید، به طوری که جزئیات تماس به طور خودکار وارد شود. اطلاعات مربوط به محصولات یا خدمات خود را ذخیره کنید تا بتوانید نام، قیمت و سایر جزئیات را به صورت خودکار درج کنید. جزئیات نرخ مالیات بر ارزش افزوده (و هر طرح مالیات بر ارزش افزوده که استفاده می کنید)، تخفیف ها و کمیسیون ها را تنظیم کنید. اکثر بسته ها به شما این امکان را می دهند که این موارد را برای مشتریان و محصولات مختلف سفارشی کنید تا فاکتورها به صورت خودکار تکمیل شوند. از قابلیت های بررسی داخلی نرم افزار برای به حداقل رساندن خطاهای ورود داده ها استفاده کنید. به عنوان مثال، نرم افزار باید تاریخ ها، شماره مشتریان، کدهای مالیات بر ارزش افزوده و سایر ورودی ها را بررسی کند تا از صحت آنها اطمینان حاصل کند. تا حد امکان با ارسال اسنادی مانند فاکتورها، صورتحسابها و یادداشتهای حواله از طریق ایمیل، ضایعات، تاخیرها و هزینهها را به حداقل برسانید. برخی از بسته ها صورتحساب الکترونیکی را ارائه می دهند که در آن صورتحساب برای پرداخت به سیستم خرید مشتری شما ارسال می شود. همانطور که جزئیات فروش، خرید و سایر معاملات را وارد می کنید، نرم افزار حساب های شما را به طور خودکار به روز می کند. به عنوان مثال، اگر خرید سهام را ثبت کنید، هزینه ثبت می شود و سطح سهام شما به روز می شود. در نتیجه، باید بتوانید هر زمان که به آن نیاز داشتید، آخرین اطلاعات مربوط به وضعیت مشتری و سهام را مشاهده کنید. این می تواند به ساده سازی فرآیند سفارش سهام کمک کند. بسیاری از بسته های حسابداری را می توان به طور خودکار با یک ماژول کنترل سهام یا نرم افزار کنترل سهام جداگانه پیوند داد.
مراقب وضعیت نقدی خود باشید!
نرم افزار حسابداری باید تأثیر پرداخت ها و دریافت ها را بر وضعیت نقدی شما همراه با جزئیات موجودی بانکی شما همراه با اطلاعات پرداخت هایی که هنوز تسویه نشده است را نشان دهد. اگر از چندین حساب بانکی (به علاوه هر کارت اعتباری یا نقدی) استفاده می کنید، مطمئن شوید که سیستم برای تخصیص صحیح پرداخت ها تنظیم شده است. به صورت ایمن به بانکداری آنلاین خود متصل شوید. این به نرم افزار اجازه می دهد تا جزئیات آخرین تراکنش های شما را دانلود کرده و آنها را با حساب های شما تطبیق دهد و موقعیت نقدی واقعاً به روزی را در اختیار شما قرار دهد. از ماژول های اضافی که می تواند به مدیریت روتین کمک کند نهایت استفاده را ببرید. بسیاری از ارائه دهندگان عملکرد حقوق و دستمزد را ارائه می دهند که محاسبه و چاپ فیش حقوقی و ارسال داده های حقوق و دستمزد به واحد مالی را آسان تر می کند. معمولاً برای این کار باید هزینه اضافی پرداخت کنید. همه کسبوکارها باید هر بار که به کارکنان خود حقوق پرداخت میکنند، دادههای حقوق و دستمزد را به صورت آنلاین به واحد مالی گزارش دهند.
-
تکمیل اظهارنامه های قانونی
حسابداری خودکار تهیه اظهارنامه های قانونی و حساب های سالانه را بسیار آسان تر می کند. نرم افزار باید تهیه اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده را ساده و سرعت بخشد تا زمانی که تمام جزئیات تراکنش خود را وارد می کنید، نرم افزار باید تمام اطلاعاتی را که برای اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده نیاز دارید را نشان دهد.نرم افزار حسابداری همچنین باید بتواند بدهی مالیات بر ارزش افزوده شما را در هر زمان نشان دهد و زمان سررسید مالیات بعدی شما را پیگیری کند. شما باید بتوانید گزارشی برای نشان دادن سود (یا زیان) سال تا به امروز تهیه کنید. تهیه پیشبینیها به شما کمک میکند سود آینده و میزان مالیاتی که بدهی دارید را تخمین بزنید. پیشبینی جریان نقدی شما نشان میدهد که صورتحساب مالیاتی شما چه زمانی میرسد و اینکه آیا برای پرداخت آن پول نقد در کسبوکار دارید یا خیر. برخی از بسته های حسابداری می توانند به خودکارسازی اظهارنامه مالیاتی و مالیات بر ارزش افزوده کمک کنند. به مشاغل متاثر ازدیجیتال مارکتینگ توصیه می شود از نرم افزار حسابداری برای تهیه و تنظیم اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده استفاده کنند. دسترسی آنلاین حسابدار خود به نرم افزار می تواند تکمیل اظهارنامه مالیاتی را آسان تر و سریع تر کند و هزینه ها را کاهش دهد. این نرم افزار به حسابداران شما کمک می کند تا حساب های پایان سال شما را آماده کنند نرمافزار باید به شما امکان تولید «تراز آزمایشی» را بدهد که کل موجودیهای بدهی و اعتباری را جمعآوری میکند و عدم تطابق را بررسی میکند. همه نرم افزارهای حسابداری باید بتوانند یک حساب سود و زیان تولید کنند و عملکرد شما را در سال خلاصه کنند. نرم افزار حسابداری باید بتواند ترازنامه ای را با خلاصه دارایی ها و بدهی ها تهیه کند.
مالیات بر ارزش افزوده
هر برنامه حسابداری باید بتواند حسابداری مالیات بر ارزش افزوده مبتنی بر فاکتور را انجام دهد. ارقام مورد نیاز برای اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده شما باید به طور خودکار همراه با لیست کامل تمام تراکنش ها در دسترس باشد
بررسی کنید که نرم افزار می تواند هر طرح مالیات بر ارزش افزوده را که استفاده می کنید، انجام دهد به عنوان مثال، اگر از طرح حسابداری نقدی مالیات بر ارزش افزوده یا طرح نرخ ثابت استفاده می کنید. برخی از بسته ها ممکن است در مقابله با طرح های مالیات بر ارزش افزوده کمتر رایج مشکل داشته باشند. شما باید بتوانید نرخ مالیات بر ارزش افزوده را برای محصولات مختلف مشخص کنید بررسی کنید که نرم افزار می تواند با نرخ ها و مقررات مالیات بر ارزش افزوده مختلف مقابله کند، به خصوص اگر تجارت شما در خارج از کشور بفروشد.
3. کنترل مالی
نرم افزار حسابداری به شما امکان دسترسی فوری به اطلاعاتی را می دهد که می تواند به انجام فعالیت های روزانه شما کمک کند. شما باید بتوانید گزارش هایی را اجرا کنید تا نشان دهید مشتریان چقدر به شما بدهکار هستند. شما می توانید با تجزیه و تحلیل اطلاعات با معیارهای مختلف، مانند جغرافیا یا فروشنده، مشکلات احتمالی را تشخیص دهید. این نرمافزار همچنین باید بتواند گزارشهایی را تولید کند که تاریخچه پرداخت و موجودی معوقه را برای هر مشتری نشان دهد تا به شما در تعیین میزان اعتبار به آنها کمک کند. نرم افزار حسابداری زمانی می تواند موثر باشد که با سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یکپارچه شود تا تیم فروش شما به تاریخچه هر مشتری دسترسی داشته باشد.
تجزیه و تحلیل اطلاعات فروش
شما باید بتوانید فروش را بر اساس دسته بندی های مختلف تجزیه و تحلیل کنید، مانند مشتری، فروشگاه یا فروشنده. همچنین بایستی سودآورترین مشتریان خود را شناسایی کنید، تغییرات فصلی در فروش و غیره را دنبال کنید. همواره باید موقعیت سهام خود را زیر نظر داشته باشید و برای جمع آوری اطلاعات سهام در حال تغییر، ممکن است به سخت افزار جانبی نیاز داشته باشید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید پایانه های POS را به نرم افزار حسابداری خود متصل کنید. با اطلاعات دقیق سطح موجودی، می توانید موجودی خود را ساده کنید و مقدار پول نقد موجود در انبار خود را به حداقل برسانید.
4. تهیه پیش بینی ها
نرم افزار حسابداری باید تهیه پیش بینی درآمد و هزینه را آسان تر کند. این پیش بینی ها به شما امکان می دهد عملکرد واقعی را در برابر عملکرد مورد انتظار بررسی کنید. در نتیجه، می توانید تشخیص دهید که کجا و چرا عملکرد بهتر (یا بدتر) از حد انتظار داشته اید. گزارش هایی را تهیه کنید که فروش، هزینه ها و سود مورد انتظارتان را نشان می دهد. نرم افزار باید بتواند هزینه های مکرر مانند اجاره و دستمزد را مدیریت کند. در صورت لزوم، بودجه اضافی در نظر بگیرید یا عملکرد پیش رو را پیش بینی کنید. می توانید از تجربیات گذشته برای پیش بینی سطح فروش و شناسایی هزینه های انجام سفارشات خود استفاده کنید. قیمت نهایی مورد انتظار برای اقلام مختلف ایجاد کنید و هزینه های واقعی را با آنها اندازه گیری کنید.
پیش بینی جریان نقدی را می توانید آماده کنید. پیشبینیها نشان میدهند که انتظار دارید چه پولی و چه زمانی وارد شود. چنین پیشبینیهایی شما را قادر میسازد تا گامهایی را برای شناسایی و اصلاح هرگونه کاستی بردارید. برای مثال، میتوانید ببینید که اگر مفروضات فروش شما بیش از حد خوش بینانه باشد، چه تأثیری خواهد داشت.
از گرافیک برای درک آسانتر اطلاعات استفاده کنید
اگر نرم افزارحسابداری دارای قابلیت های محدودی است، اطلاعات را به یک صفحه گسترده صادر کنید و از آن برای تولید نمودارهای مورد نظر خود استفاده کنید.
5. نظارت بر عملکرد
نرم افزار حسابداری ارزیابی عملکرد کلی کسب و کار شما و عملکرد تک تک قطعات را آسان تر می کند. همچنین امکان مقایسه عملکرد با بودجه یا سایر دوره های قابل مقایسه سیستمی را به شما می دهد که به شما امکان نظارت بر هر قسمت را می دهد. شما می توانید قسمت مشکل دار را شناسایی کرده و علت عملکرد ضعیف را مشخص کنید. به عنوان مثال، اگر فروش شما عقبتر از پیشبینی است، ممکن است بتوانید این موضوع را به هزینه کم بازاریابی ردیابی کنید. شما باید بتوانید مشکلات را زودتر شناسایی کنید و برای رفع آنها زودتر اقدام کنید. عملکرد واقعی هر بخش را تعیین کنید، نرم افزار باید به شما امکان دهد هزینه های خود را برای بخش ها، محصولات و افراد مختلف تقسیم کنید. میتوانید هزینهها را با درآمد تطبیق دهید تا مشخص کنید هر فعالیت چقدر برای شما درآمد دارد. نرم افزار پیشرفته تر به شما امکان می دهد هزینه ها را به محصولات، خدمات یا پروژه های مختلف اختصاص دهید تا هزینه های واقعی آنها را تعیین کنید. در پنل کاربری تان یک داشبورد از شاخص های کلیدی عملکرد می توانید تنظیم کنید. داشبورد به سرعت مهم ترین اطلاعات را برجسته می کند و به محض وارد شدن تراکنش های جدید به روز می شود. در صورت نیاز میتوانید جزئیات بیشتری را بررسی کنید. داشبوردها می توانند عملکرد شما را به صورت گرافیکی نمایش دهند، که درک آن را آسان تر می کند، به ویژه برای کسانی که به ارقام اطمینان ندارند. ایجاد حساب های مدیریتی، حساب های مدیریت ماهانه به شما ایده خوبی از عملکرد شرکت شما در برابر اهداف می دهد. برخی از شرکت ها ممکن است بخواهند آنها را بیشتر تولید کنند. هم سودآوری و هم جریان نقدی را دنبال کنید. اطمینان حاصل کنید که اقلام غیر نقدی مانند استهلاک و پیش پرداخت ها به درستی رسیدگی می شود. در نظر بگیرید که ارقام را بر اساس محصول، خدمات یا بخش تقسیم کنید. حساب ها باید آخرین دوره را پوشش دهند و همچنین تصویر سال تا به امروز را نشان دهند. می توانید عملکرد هر بخش از شرکت را بررسی کنید و یک حساب سود و زیان تهیه کنید که عملکرد کلی را خلاصه می کند. شما می توانید بودجه و پیش بینی ها را به راحتی به روز کنید. عملکرد واقعی تا به امروز می تواند برای اصلاح پیش بینی شما برای سال استفاده شود. اضافه بار اطلاعات نرم افزار حسابداری می تواند گزارش های دقیقی را که هر حوزه ای از کسب و کار شما را پوشش می دهد تولید کند. اگر به دقت در مورد نحوه استفاده و تفسیر این اطلاعات فکر کنید، با داده های بسیار زیاد، تحلیل اطلاعات زیاد به طور دستی می تواند یک مشکل باشد. شما با داشتن برنامه حسابداری روی اهداف اصلی کسب و کار خود متمرکز بمانید. اطمینان حاصل کنید که داده ها را به درستی تفسیر می کنید و تأثیر تغییرات را به درستی می سنجید، به عنوان مثال، سعی کنید چندین تغییر عمده در بازاریابی خود به طور همزمان ایجاد نکنید. اگر این کار را انجام دهید، تشخیص تأثیر هر تغییر می تواند دشوار باشد. تأثیر تغییرات، حتی تغییرات بزرگ، ممکن است زمان ببرد تا عملکرد فروش را فیلتر کند.
6. شروع به کار
اگر برای اولین بار است که از نرم افزار استفاده می کنید یا سیستم خود را درحال ارتقا هستید، ممکن است مجبور شوید نحوه کار خود را تغییر دهید. ممکن است برای راه اندازی و راه اندازی یک سیستم به کمک نیاز داشته باشید. داشتن یک سیستم سازگار با حسابدار شما می تواند تهیه ارقام را آسان تر کند. برای سهولت در تهیه ارقام پایان سال، ممکن است بخواهید از یکی از حسابداران خود استفاده کنید. فقط در صورتی این کار را انجام دهید که مطمئن باشید نیازهای شما را نیز برآورده می کند. بهترین زمان برای معرفی یک سیستم جدید معمولاً در آغاز یک دوره حسابداری جدید است. با این حال، میتوانید در هر زمان تغییر دهید. شما باید تصمیم بگیرید که چه کسی به سیستم دسترسی پیدا کند و چگونه امنیت آن را حفظ خواهید کرد.
باید توجه کنید یادگیری یک سیستم جدید به زمان نیاز دارد. برای همه کارکنان زمان بگذارید تا با سیستم آشنا و مطمئن شوند. آزمون و خطا می تواند بسیار گران باشد. اطمینان حاصل کنید که می توانید پشتیبانی و آموزش کافی برای خود و کارمندان خود دریافت کنید. به این فکر کنید که چقدر به آموزش نیاز دارید. پرسنل مختلف به سطوح مختلف آموزش نیاز دارند.
کلام آخر
“کسب و کارهایی که قرار است در دنیای جدید موفق شوند، چابک ترین کسب و کارها هستند، با تکیه بر شاخص های عملکرد کلیدی دقیق و داده هایی که اکنون می توانند در چند ثانیه ارائه شوند، نه چند روز. سیستم های حسابداری امروزی بسیار بیشتر ارائه می دهند. راه حل های مدیریت مالی که ثابت شده است کارایی عملیاتی و پاسخگویی را بهبود می بخشد.”