در زمان انتخاب نرم افزار حسابداری ممکن است شما دنبال بهترین نرم افزار حسابداری باشید، اما باید بهترینی وجود ندارد و شما باید نرم افزار حسابداری متناسب با نیاز خود انتخاب کنید. البته که نیاز به مشاوره انتخاب نرم افزار حسابداری دارید، برای همین در آخر این نوشته این امکان برای شما فراهم شده است.
ممکن است یک حسابدار با نرم افزار اکسل بهترین حسابداری را انجام دهد که یک حسابدار دیگر با پیشرفته ترین نرم افزار حسابداری نتواند. آنچه مهم است انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب با نوع کسب و کارتان می باشد که بتواند تمام نیاز های شما مرتفع کند و هزینه اضافی برای شما و مجموعه کاری تان نتراشد.
انتخاب نرم افزار مالی یا حسابداری مناسب
به طور کلی اگر بخواهیم در یک جمله عملکرد نرم افزار حسابداری را تعریف کنیم، به این صورت است: به شما کمک می کند که حساب های پرداختنی و هزینه های خود را در یک مکان پیگیری کنید.
بسته‌های نرم‌افزاری حسابداری مختلفی از لحاظ قابلیت‌ها و نوع کسب و کار به بازار ارائه شده است. هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری، باید همه فاکتورها، از جمله انطباق با کسب و کارتان، گزارش گیری و ردیابی حساب ها وانواع افزونه های موجود را ارزیابی کنید.
یکی از اولویت‌های اصلی شما به‌عنوان یک صاحب کسب‌وکار کوچک، نظارت دقیق بر پولی است که وارد و پرداخت می‌کنید. به همین دلیل است که داشتن نرم افزار حسابداری مناسب بسیار مهم است. شما به برنامه ای نیاز دارید که به شما کمک کند وظایف حسابداری روزانه خود را انجام دهید، از جمله ثبت پرداخت ها، ردیابی هزینه ها، صورتحساب مشتریان و تطبیق تراکنش ها. نرم افزار حسابداری همچنین باید به شما کمک کند که بر سلامت مالی کسب و کار خود نظارت داشته باشید و به شما این امکان می دهد گزارش هایی تهیه کنید که عملکرد کسب و کار شما را از جهات مختلف تجزیه می کند.
انتخاب نرم افزار حسابداری
انتخاب نرم افزار حسابداری : عوامل اولیه ای که باید در نظر گرفته شود!
انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کار شما ممکن است چالش برانگیز باشد. هر برنامه شامل مجموعه‌ای از ویژگی‌ها می‌شود و بیشتر آنها چندین طرح قیمتی را ارائه می‌دهند که از نظر عملکرد، تعداد کاربران و سایر جنبه‌ها متفاوت است.
هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری برای کسب و کار خود، سه عامل اصلی را مد نظر داشته باشید:
- هزینه: آیا نرم افزار حسابداری ساده و ارزان را ترجیح می دهید یا برنامه ای که هزینه بیشتری دارد اما دارای ویژگی های اضافی است؟
- قابلیت استفاده: چند کاربر باید به نرم افزار دسترسی داشته باشند؟ آیا سیستم مبتنی بر ابر را ترجیح می‌دهید که بتوانید در هر جایی به آن دسترسی داشته باشید یا نرم‌افزار دسکتاپ؟ آیا به اپلیکیشن موبایل برای دسترسی به نرم افزار حسابداری خود نیاز دارید؟ برنامه مورد نظر شما باید چه قابلیت هایی داشته باشد؟
- ویژگی ها: نرم افزار حسابداری برای انجام چه کاری نیاز دارید؟ آیا به هر دو ابزار حساب های دریافتنی و حساب های پرداختنی نیاز دارید؟ کدام گزارش حسابداری را باید تهیه کنید؟ آیا برای پیگیری موجودی به آن نیاز دارید؟ آیا به خدمات جانبی مانند ردیابی زمان، مدیریت پروژه و حقوق و دستمزد نیاز دارید؟
انتخاب نرم افزار مالی
قیمت نرم افزار حسابداری چقدر است؟
قیمت نرم افزار حسابداری بسته به ویژگی های آن، تعداد کاربرانی که پشتیبانی می کند و سایر عوامل از نظر هزینه متفاوت است. بسیاری از بهترین شرکت‌های نرم‌افزار حسابداری، نرم‌افزار مبتنی بر ابر را به‌جای مجوزهای نرم‌افزاری به‌عنوان خدمات ارائه می‌دهند، بنابراین هزینه اشتراک ماهیانه را دریافت می‌کنند.
نرم افزار حسابداری به عنوان یک سرویس معمولاً کاملاً معقول است.این بسته ها معمولاً قابلیت های متعددی را با سطوح پرداختی مختلف ارائه می دهند. سازمان هایی که نیازهای منحصر به فرد دارند یا نیاز به حساب کاربری برای چندین کاربر دارند که باید به صورت سفارشی به مشتری ارائه شود، اما حتی این طرح ها مقرون به صرفه هستند. البته، اگر بخواهید برای نرم افزار به جای ماهیانه، سالانه بپردازید، اغلب طرح های دارای تخفیف در دسترس هستند.
طرح‌های گران‌تر اغلب شامل ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند گزارش هزینه و ردیابی فروش، صورت‌حساب‌های مکرر، ردیابی پروژه، صورتحساب، یادآوری‌های سررسید خودکار، قابلیت‌های گزارش‌دهی پیشرفته، ردیابی موجودی، و سفارش‌های خرید هستند. بسیاری از شرکت‌های نرم‌افزار حسابداری، قابلیت ادغام با برنامه های تجاری دیگر را برای افزایش قابلیت‌های نرم‌افزار یا اتصال آن به برنامه‌های تجاری دیگر، گاهی با هزینه اضافی، ارائه می‌کنند.
چندین شرکت یک نسخه آزمایشی از نرم افزار حسابداری خود را ارائه می دهند، اگرچه آنها معمولاً دارای ویژگی های اولیه هستند یا تعداد کاربران، مشتریان یا معاملات را محدود می کنند. برخی از ارائه دهندگان نرم افزار حسابداری رایگان از خدمات افزوده ای که ارائه می دهند درآمد کسب می کنند. اگر کسب و کار شما بسیار کوچک است، این برنامه ها مفید هستند.
قیمت نرم افزار حسابداری
چه فاکتورهای قابل استفاده ای را باید در نرم افزار حسابداری جستجو کنید؟
برای یافتن بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کار خود، باید تصمیم بگیرید که چگونه و در کجا می خواهید از آن استفاده کنید و آیا شخص دیگری از این سیستم استفاده خواهد کرد یا خیر. در اینجا چند فاکتوررا باید در نظر بگیرید:
ادغام آسان
حتی برنامه‌های حسابداری با قیمت مناسب و قابلیت های فراوان، اگر با راه‌حل‌های موجود شما، مانند پلت‌فرم‌های فروش، سیستم‌های حمل و نقل و حتی برنامه‌های حقوق و دستمزد، ادغام نشوند، به کسب و کار شما کمک نمی‌کنند. با انتخاب نرم افزار مالی که با راه حل های موجود شما کار می کند، هیچ گونه مشکل سازگاری که منجر به خطاهای زمان بر شود، نخواهید داشت.
دسترسی چند کاربره
اکثر برنامه های حسابداری به شما این امکان را می دهند که سایر کاربران را به سیستم دعوت کنید و داده هایی را که می بینند و وظایفی که به آنها دسترسی دارند کنترل کنید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید به شریک و حسابدار خود دسترسی کامل بدهید و در عین حال به کارمندان خود اجازه دهید که از سیستم فقط برای امور خاصی مثل پیگیری زمان و فاکتور مشتریان خود استفاده کنند. برخی از سیستم ها به شما این امکان را می دهند که چندین کاربر را بدون هزینه اضافی دعوت کنید. دیگران دسترسی حسابدار را رایگان ارائه می دهند اما از شما می خواهند که در یک طرح قیمت بالاتر مشترک شوید یا برای اضافه کردن کاربران دیگر به سیستم هزینه اضافی بپردازید. برخی راه‌حل‌ها برنامه‌های پرداخت «نامحدود» را برای تطبیق کسب‌وکارهای در حال رشد ارائه می‌کنند و در عین حال گزینه‌های حساب قوی را ارائه می‌کنند. درک نیازهای دسترسی شرکت شما را به سمت تصمیم درست راهنمایی می کند.
فاکتورهای مورد استفاده در نرم افزار حسابداری
پشتیبانی از چند کسب و کار
اگر صاحب بیش از یک کسب و کار هستید، ممکن است نرم افزار حسابداری بخواهید که از چندین کسب و کار کوچک تحت یک حساب بدون هزینه اضافی پشتیبانی کند. در غیر این صورت، برای تنظیم حساب‌های جداگانه برای هر نهاد، هزینه اضافی پرداخت می‌کنید.
نرم افزار مبتنی بر ابر و دسترسی به موبایل
اکثر سیستم‌های حسابداری برتر مبتنی بر ابر هستند، به طوری که می‌توانید در هر زمان و هر مکان از هر رایانه‌ای با دسترسی به اینترنت به حساب خود دسترسی داشته باشید. این سهولت دسترسی به شما کمک می کند تا کسب و کار خود را از راه دور اداره کنید، چه در خانه باشید و چه در تعطیلات.
همچنین بسیاری از آنها برنامه های تلفن همراه را برای کمک به نظارت بر اطلاعات کلیدی و انجام وظایف اصلی حسابداری در هر جایی که دسترسی به تلفن همراه و اینترنت داشته باشید، ارائه می دهند که به ویژه برای افرادی که به صورت دورکاری کار می کنند مفید است. برخی از بسته‌ها برنامه‌های جداگانه‌ای را برای کارمندان با ویژگی‌های اساسی، مانند پیگیری زمان و ارسال رسید هزینه ارائه می‌دهند.
قابلیت‌های برنامه موبایل متفاوت است، بنابراین اگر دسترسی به تلفن همراه برای شما یک ویژگی ضروری است، مطمئن شوید که برنامه سیستم حسابداری عملکرد مورد نیاز شما را دارد. همچنین باید مطمئن شوید که روی پلتفرم دلخواه شما کار می‌کند، زیرا برخی از آنها فقط با iOS سازگار هستند، در حالی که برخی دیگر را می‌توان علاوه بر تلفن‌ها و تبلت‌ها با ساعت‌های هوشمند نیز استفاده کرد.
امیدواریم خواندن این مقاله به شما در انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کارتان کمک کرده باشه 🙂
