حسابداری فروشگاه : آموزش جامع | حسابداری مغازه

حسابداری فروشگاه ها از نقطه نظر تخمین بهای تمام شده محصول برای تصمیم گیری در قیمت گذاری مهم است. هزینه یابی مواد باید هم برای مواد مصرف شده در تولید و هم برای تخمین ارزش مواد موجود در انبار انجام شود. برای تعیین هزینه دریافت مواد، عواملی که باید لحاظ شوند عبارتند از قیمت مواد، هزینه حمل، بیمه، عوارض، مالیات، هزینه های بسته بندی و غیره. در حسابداری فروشگاه میبایست  موارد  زیر بررسی شود:

• پیگیری درآمد و هزینه
• ایجاد و ارسال فاکتورها
• تهیه انواع گزارش مالی
• پیگیری مالیات بر فروش
• مدیریت صورتحساب ها و حساب های پرداختنی
• ردیابی موجودی فروشگاه
• محاسبه و پرداخت حقوق کارکنان فروشگاه

جهت آشنایی با بهترین روش حسابداری فروشگاه اینجا را کلیک کنید.

حسابداری فروشگاه

اصول حسابداری فروشگاه

اجازه دهید در این قسمت برخی از اصول حسابداری فروشگاه را عنوان کنیم و برخی از سیستم های مهم و پرکاربرد برای این منظور را مورد بحث قرار دهیم:

سیستم FIFO:

این سیستم که با نام First in First Out System شناخته می‌شود، بر این فرض استوار است که قدیمی‌ترین سهام ابتدا بسته می‌شود. بنابراین، در زمان صدور، نرخ مربوط به آن اعمال خواهد شد. هیچ “سود” یا “زیان” در ترتیبات قیمت گذاری وجود ندارد. ارزش سهام در دست، پولی است که برای آن مقدار سهام در آخرین سطوح قیمتی پرداخت شده است. در صورت تغییرات بیش از حد در سطوح قیمت، سیستم FIFO غیر قابل استفاده می شود. یکی دیگر از محدودیت های این سیستم این است که نمی تواند پاسخ رضایت بخشی به هزینه یابی-بازده از فروشگاه ها ارائه دهد.

سیستم LIFO:

این سیستم که به سیستم «آخرین در اولین خروج» معروف است بر این فرض استوار است که آخرین رسیدها ابتدا صادر می شوند. از آنجایی که آخرین قیمت ها در این سیستم محاسبه می شود، منجر به کاهش سود گزارش شده در دوره های افزایش قیمت می شود و باعث صرفه جویی در مالیات می شود. در صورت نوسانات گسترده در قیمت ها، این سیستم تمایل به مصون سازی سود یا زیان تحقق نیافته موجودی دارد. تقریباً همان محدودیت های سیستم FIFO را دارد.

سیستم هزینه متوسط:

این سیستم بر این فرض استوار است که مسائل مربوط به بخش تولید به طور مساوی از محموله های مختلف موجود در انبار ایجاد می شود، یعنی هزینه متوسط ​​حمل در فروشگاه ها محاسبه می شود. ارقام هزینه را تثبیت می کند. میانگین باید با تقسیم کل هزینه به تعداد اقلام محاسبه شود و با هر خرید جدید به روز می شود.

سیستم ارزش بازار:

این سیستم در حسابداری فروشگاه به عنوان هزینه‌یابی نرخ جایگزینی نیز شناخته می‌شود، که در آن مواد صادر شده با نرخ‌های رایج بازار محاسبه می‌شوند. این سیستم در صورت افزایش قیمت، سهام موجود را دست کم می گیرد، در حالی که در صورت کاهش قیمت، سهام موجود را بیش از حد برآورد می کند. این ممکن است به نوبه خود منجر به حذف مبلغ هنگفتی شود تا آن را واقع بینانه کند. علاوه بر این، نظارت مداوم بر نرخ های بازار برای همه مواد، سیستم را دست و پا گیر می کند.

سیستم هزینه استاندارد:

در این سیستم تجزیه و تحلیل دقیق قیمت بازار و روندها برای تعیین نرخ استاندارد برای یک دوره ثابت، مثلاً شش ماه یا بیشتر، انجام می شود. این نرخ استاندارد برای مواد صادر شده در این دوره صرف نظر از نرخ واقعی محاسبه می شود. پس از اتمام دوره، نرخ استاندارد بررسی و به روز می شود.این سیستم منعکس کننده استفاده کارآمد از مواد است، زیرا نوسانات نرخ ها در حسابداری  فروشگاه در نظر گرفته نمی شود. علاوه بر این، به کارایی دفتری می‌افزاید، زیرا نرخ‌های جدید هر بار به دست نمی‌آید. با این حال، مشابه با رویکرد ارزش بازار، این نیز منجر به دست کم گرفتن یا بیش از حد برآورد کردن سهام در دسترس در صورت افزایش و کاهش قیمت ها می شود.

سیستم بهای تمام شده سهام پایانی:

دستورالعمل کلی برای این منظور استفاده از قیمت بازار یا سهام به قیمت تمام شده است، هر کدام که کمتر باشد. هزینه سهام پایانی عمدتاً بر اساس واحدهای قیمت، کهنگی و فرسودگی کنترل می شود. در موارد نادری ممکن است سهام با گذشت زمان افزایش یابد. فرمول های مناسب برای در نظر گرفتن این عوامل باید با در نظر گرفتن تجربه گذشته ایجاد شود.

اصول حسابداری فروشگاه

سیستم های تایید سهام

در حسابداری فروشگاه برخی از اختلافات بین موجودی‌ واقعی و دفتری علیرغم نگهداری دقیق موجودی‌ها، احتمالاً رخ می‌دهد. فرآیند تأیید موجودی برای اهداف زیر انجام می شود:

• برای تطبیق سوابق و اسناد فروشگاه برای صحت و مفید بودن آنها،
• شناسایی مناطقی که مستحق کنترل بیشتر اسناد هستند،
• برای پشتیبان گیری از ارقام سهام ترازنامه و… ،
• برای به حداقل رساندن دزدی و اقدامات متقلبانه.

اکثر شرکت‌ها برای جذب چنین اختلافاتی یک حساب «موجودی کوتاه مدت و بلند مدت» نگه می‌دارند که در نهایت به حساب سربار تولید بسته می‌شود. برخی از سیستم های انبارداری  در حسابداری فروشگاه به شرح زیر است:

راستی‌آزمایی فیزیکی سالانه یا دوره‌ای: در این سیستم کل موجودی کالا در پایان یک دوره، معمولاً در یک دوره حسابداری، تأیید فیزیکی می‌شود. یعنی معمولاً در پایان سال مالی. سهام برای چند روز بسته است. این امر ممکن است مستلزم تعطیلی عملیات تولید باشد. به فعالیت هایی مانند تعمیر و تعمیرات اساسی تجهیزات و ماشین آلات متوسل می شود. گروه ویژه‌ای از بازرسان فروشگاه و مأموران تأییدکننده فروشگاه‌ها، معمولاً از ممیزی مواد، به طور فیزیکی هر کالا را بررسی می‌کنند و ورودی‌های موجود در بن کارت و دفتر کل فروشگاه را با هم مقایسه می‌کنند. این منجر به تشکیل فهرستی از اقلام مازاد یا اضافی می شود. اقلام آسیب دیده و منسوخ ردیابی و ثبت می شوند. این کار نیاز به ایجاد یک برنامه و برنامه دقیق برای تکمیل، تأیید و ذخیره سازی اقلام  دارد. پس از آن می توان  محدودیت های ایجاد شده برای حذف کاستی ها یا ارزش گذاری مازاد جستجو کرد. از آنجایی که همه موارد در یک زمان بررسی می‌شوند، هیچ ابهامی در مورد بدون علامت باقی ماندن هیچ موردی وجود ندارد.

موجودی دائمی و سیستم ذخیره سازی مستمر: در مورد فروشگاه های بزرگ که با تعداد زیادی اقلام سروکار دارند، سیستم موجودی نهایی ممکن است زمان زیادی را ببرد و ممکن است نتوان کل  را تعطیل کرد. سیستم موجودی دائمی روش مناسب تری برای فروشگاه های بزرگ است. در این روش تأیید موجودی به طور مداوم در طول سال انجام می شود. روش های مختلفی توسط شرکت های مختلف برای تأیید مستمر اتخاذ می شود. برخی از حسابداری فروشگاه ها کل موجودی را به پنجاه و دو قسمت مساوی تقسیم می کنند. هر قسمت هر هفته تایید می شود. موجودی فروشگاه‌ها، سوابق برخی شرکت‌ها پس از هر دریافت و صدور، و تعدادی از اقلام روزانه یا در فواصل زمانی مکرر شمارش می‌شوند و با بن کارت‌ها و دفتر کل فروشگاه بررسی می‌شوند. مغایرت های یافت شده در صورت وجود، به دلیل ورود نادرست اطلاعات، دزدی، صدور بیش از حد، قرار دادن اقلام در قفسه های اشتباه و غیره، بررسی و بر این اساس اصلاح می شود. از مزایای قابل توجه این سیستم می توان به موارد زیر اشاره کرد:

•  در این روش نیازی به تعطیلی فروشگاه جهت بررسی نیست.
• این روش هزینه کمتر، خسته کننده تر، کمتر دست و پا گیر است و از این رو دقیق تر است.
• مغایرت ها و ایرادات فروشگاه ها به راحتی شناسایی می شوند و در طول سال منتقل نمی شوند. این امر از خسارات و تلفات جلوگیری می کند.
• سهام آهسته حرکت می کند و می توان اقدام مناسب را در زمان آغاز کرد.
• اقلام موجودی در محدوده نگهداری می شوند.

سیستم موجودی نقطه پایین: برخی از شرکت ها موجودی فیزیکی را انجام می دهند، یعنی سطح موجودی فروشگاه ها به طور کلی زمانی که به حداقل سطح خود می رسد بررسی می کنند.

اشتباهات رایج در حسابداری فروشگاه

یک سری اشتباهات رایج در حسابداری مغازه یا فروشگاه ها وجود دارد که لازم است با آن ها آشنا شوید تا شما از این دست خطاها نداشته باشید:

استخدام حسابدار یا کارشناس مالی کم تجربه، عدم پیگیری دقیق و منظم هزینه‌ها و درآمد، عدم برنامه‌ریزی درست مالیاتی، عدم توجه به حساب موجودی، عدم کنترل موجودی انبار، عدم پیگیری نکردن بدهی‌ها و مطالبات  و وصول آن ها در حسابداری.
برای جلوگیری از بروز این اشتباهات پیشنهاد میکنیم مطلب بعدی را مطالعه بفرمایید.

مزیت استفاده از صندوق فروشگاهی

با اشتباهات رایج در حسابداری فروشگاه آشنا شدیم، برای جلوگیری از بروز این خطاها به شما بهترین روش حسابداری فروشگاه را پیشنهاد می کنیم. استفاده از نرم افزار حسابداری بهترین راهکار برای صاحبان مغازه و فروشگاه هاست. شما با استفاده از یک صندوق فروشگاهی که مجهز به نرم افزار حسابداری مناسب فروشگاه شما باشد، می توانید از مزایای زیر بهره ببرید:

• سهولت  و سرعت در انجام امور حسابداری و گزارش دهی
• ذخیره اطلاعات مشتریان و استفاده از تجربیات خرید آنها و انجام قرعه کشی ها بین مشتریان
• ذخیره سازی اطلاعات فروش
• آگاه سازی از کسری اقلام فروشگاه
• کاهش خطاهای دستی با پرداخت خودکار
• قابلیت اتصال به سخت‌افزارهای فروشگاهی مانند دستگاه بارکد خوان.
• گزارش گیری از انبار جهت اطمینان از موجودی کالا
•  ثبت چک‌ها و امکان یادآوری زمان وصول آن

در این مقاله سعی کردیم مروری خلاصه وار بر حسابداری فروشگاه یا حسابداری مغازه داشته باشیم. رعایت اصول حسابداری فروشگاه به صاحبان این مراکز به مدیریت فروشگاه و تجزیه و نحلیل شاخص های مالی کمک می کند. توجه به این موارد باعث می شود تا از بروز ورشکستگی جلوگیری به عمل آید.