شاید براتون سوال باشه که استانداردسازی حسابداری یا استانداردسازی فاکتور وگزارش مالی چیست؟ در این بخش به این مطالب میپردازیم.
یکی از مهم ترین جنبه های مدیریت مالی موفق دراین مدل فروشگاه ها استانداردسازی فاکتور و گزارش مالی است.
استاندارد های حسابداری یک مجموعه از اصول و دستورالعمل ها هستند. که نحوه ثبت،اندازه گیری و گزارش دهی اطلاعات مالی را تعیین می کنند.این استاندارد ها به یکسان سازی و شفافیت در گزارش های مالی کمک کرده و امکان مقایسه عملکرد مالی بین سازمان ها را فراهم میکند .اگر بخوام به زبان ساده تری استاندارد حسابداری را براتون بیان کنم ، کلیه قوانین و مقررات دنیای حسابداری، استاندارد های بین المللی حسابداری یا استاندارد حسابداری گفته میشود.
انواع استاندارد های حسابداری مجموعه ای کامل از اصول و رویه هایی هستند که تمامی حسابداران بر اساس آن باید حتما عمل کنند.
استانداردسازی فاکتور و گزارش مالی به بهبود فرایند مالی کمک می کند و اعتماد مشتریان را هم جلب میکند .
استانداردسازی فاکتور
قبل از آموزش استاندارد های حسابداری اجازه دهید با یه مثال در مورد آشپزی مسئله را توضیح دهم تصور کنید شما به آشپزی علاقه مند هستید و میخواهید یه غذای خاص مثل قرمه سبزی بپزید.برای این کار شما باید باید دستور پخت قرمه سبزی رو یاد بگیرید در این دستور پخت شما به مواد اولیه مشخصی نیاز دارید نحوه آماده سازی آنهارا باید رعایت کنید و مراحل پخت را با دقت دنبال کنید اگر شما دستور پخت را به درستی رعایت نکنید نتیجه ایی که به دست می آید ممکن است مورد دلخواه شما و خوش طعم نباشد یا به دطور کلی مناسب نباشد.
ممکن است شما در آشپزی سلیقه ایی عمل کنید مثلا به جای گوشت از مرغ استفاده کنید این تغیرات در نهایت طعم و مزه ی قرمه سبزی را تغیر خواهد داد و نتیجه نهایی آن دیگر قرمه سبزی نخواهد بود .
در دنیای حسابداری هم مشابه همین مثال وجود دارد، هر حسابدار میتواند روش خاص خود را برای تحلیل داده های مالی انتخاب کند اما اگر استاندارد های مشخصی برای ارائه های گزارش های مالی وجود نداشته باشد این داده ها ممکن است باهم تفاوت داشته باشن.
و مقایسه آنها برای تصمیم گیری های مالی و حتی برای محاسبات مالیاتی کار دشواری باشد ،به همین دلیل استاندارد های حسابداری ایجاد شدن تا اطمینان حاصل شود. همه ی حسابداران با روش یکسان و مشخص داده هارا تحلیل و گزارش میکنند همان طور که برای دستور پخت قرمه سبزی استانداردی وجود دارد که طعم و کیفیت یکسان را در تمام آشپزخانه ها تضمین میکند استاندارد های حسابداری نیز برای تحلیل و گزارش دهی مالی طراحی شده است.تا اطمینان حاصل شود که تمامی کسب و کار ها و حسابداران از یک چارچوب مشخص پیروی کنند.
مثال دیگه ایی که میتونه این موضوع را بهتر روشن کند تولید یک لپ تاپ است فرض کنید که شرکت های مختف میخوان یک لپ تاپ خاص بسازن.اگر هیچ استانداردی برای قطعات وجود نداشته باشد نتجه نهایی دستگاهی است که قابل استفاده نیست.در دنیایی حسابداری هم همین است بدون وجود یک استاندارد مشخص نتیجه کار حسابداران ناسازگار و اشتباه است.
چطور میتونیم روش استانداردسازی را پیاده کنیم؟
برای پیاده سازی استاندارد های فاکتور و گزارش های مالی در فروشگاه های خرده فروشی می تونید گام های مشخص و اصولی دنبال کنید،تا این کارآمد موثر باشد و اجراشود.
این کار به بهبود دقت مالی کمک میکند و فرایند حسابداری رو شفاف تر و ساده تر میکند.
مراحل استاندارد سازی:
اولین قدم برای استانداردسازی استفاده ار نرم افزار حسابداری قدرتمند است که مناسب برای فروشگاه های خرده فروشی باشد.
که باید قابلیت های کارامد داشته باشد:
- صدور فاکتور استاندارد با تمام جزئیات لازم
- مدیریت موجودی کالا به طور خودکار
- گزارش دهی مالی (درآمد،هزینه ها،مالیات..)
- ادغام باسیستم های بانکی برای ثبت خودکار تراکنش ها
2.آموزش و توانمند سازی تیم حسابداری
- تیم مالی و حسابداری فروشگاه شما باید با نرم افزار حسابداری و استاندارد های جدید آشنا بشه این آموزش ها میتواند شامل مواردی باشد که براتون در ادامه خواهم گفت:
-
نحوه صدور فاکتور و ثبت تراکنش ها
- نحوه گزارش دهی و تحلیل داده های مالی
-
قوانین مالیاتی و حسابداری که باید رعایت بشه
-
آشنایی با استانداردهای بین‌المللی حسابداری (مثل IFRS یا GAAP)
- این آموزش های حسابداری بهتر است در کارگاه های داخلی یا دوره های آنلاین برگزار بشه.البته علاوه برآموزش حسابداران باید کار با اکسل،و سایر ابزار های تحلیلی رو هم بلد باشن و باید از تغییرات جدید در قوانین مالیاتی کشور همواره با خبر باشن تا دچار اشتباه و خطا نشن.
-
آموزش حسابداری به حسابداران
3.تعریف فرایند ها و رویه های استاندارد
پس از انتخاب نرم افزار و آموزش تیم باید برای تمامی مراحل حسابداری و گزارش دهی تمامی فرایند های استاندارد تعریف بشه
- چه زمانی فاکتور صادر بشه (برای مثال پس از انجام خرید)
- چه زمانی گزارش های مالی باید تهیه بشه (مثلا روزانه ، ماهانه ، سالانه)
- چه کسی مسئول برسی و تایید فاکتور ها و گزارش های مالی است
- چطوری باید اطلاعات مالی زخیره بشه و برای حسابرسی در آینده آماده بشه
شما باید یک چک لیست اجرایی تهیه کنید که در آن تمامی وظایف و مراحل مربوط به صدور فاکتور ،ثبت گزارش و تاییدیه ها با جزئیات مشخص باشد و همچنین این چک لیست ها باید در اختیار همه اعضای تیم مالی قرار بگیره و به طور دوره ایی به روزرسانی بشه.
برای مثال میتوانیم یک رویه داشته باشیم یک رویه ایی که مشخص باشدکه هر فاکتور باید توسط یک فرد حسابدار تایید بشه و سپس به مشتری ارسال بشه.
4.ایجاد فاکتور های الکترونیکی و خودکار
- برای کاهش خطاها و افزایش سرعت فرآیند ،باید از فاکتور های الکترونیکی استفاده کنید.این فاکتور ها باید به صورت خودکار توسط سیستم حسابداری ایجاد بشه و اطلاعات لازم رو از مشتری و تراکنش استخراج کنه.مزایای این روش عبارت هستند از :
- سرعت بالا:فاکتور ها به صورت آنی و بدون نیاز به ورود دستی اطلاعات ایجاد می شن.
- دقت بیشتر:اطلاعات به صورت خودکار در سیستم ذخیره میشن و به راحتی میشه به تاریخچه تراکنش ها دسترسی داشت.
در این بخش به این موضوع میپردازیم:تعریف عمیق تر استانداردسازی حسابداری
استاندارد سازی های حسابداری نه تنها شامل قواعد نوشتاری برای ثبت مالیات ها،درآمدها و هزینه ها است بلکه نحوه تهیه تنظیم و ارائه گزارش های مالی نیز باید مطابق با این استاندارد ها انجام شود . این فرایند باعث کاهش اشتباه های انسانی ،هماهنگی بین واحد های مالی مختلف و تسهیل در تصمیم گیری های مدیریتی و سرمایه گذاری می شود.
نقش استانداردسازی در شفافیت سازی عملکرد مالی عبارت است از:
امکان مقایسه عملکرد مالی بین سازمان ها را فراهم می کند. در واقع زمانی که سازمان ها بر اساس استاندارد های حسابداری اطلاعات مالی خود را ثبت و گزارش می کنند امکان تحلیل دقیق تری برای مدیران و مشتری ها و نهادهای مالیاتی فراهم میکند. این شفافیت نقش بسیار مهمی د رجذب سرمایه گذار و بهبود اعتماد عمومی دارد.
استاندارد سازی برای فروشگاه ها رقابتی ایجاد میکند که حاصل است از اینکه مشتریان یا تامین کنندگان و حتی مراجع ملیاتی با گزارش های دقیق و قابل درک و استاندارد مواجه میشوند تصویر خیلی خوب و حرفه ای از فروشگاه شما در ذهن آنها شکل میگیرد.
سخن آخر
اگه بخوای حساب و کتاب فروشگاهت درست و دقیق پیش بره و آخر ماهم خیالت راحت باشه که چیزی از قلم نیفتاده، باید بری سمت استانداردسازی. یعنی یه بار برای همیشه یه روش درست واسه صدور فاکتور، ثبت هزینه‌ها، گزارش گرفتن و خلاصه همه کارای مالی بچینی. اینطوری هم کار خودت راحت‌تر میشه، هم مشتری بیشتر بهت اعتماد می‌کنه، هم اگه یه روزی کار به حسابرسی یا مالیات کشید، با خیال راحت می‌تونی بگی:همه‌چی مرتبه
پس پیشنهاد من اینه که از همین امروز یه نگاه بنداز به سیستم مالی فروشگاهت و ببین کجاها میتونه حرفه‌ای‌تر بشه. قول می‌دم نتیجه‌شو هم زود می‌بینی، هم لذت‌بخش خواهد بود.
