یک نرم افزار حسابداری خوب چه ویژگی هایی دارد؟

مهم ترین بخش هر سازمان بخش حسابداری و مالی آن سازمان است که به تناسب سازمان از حساسیت برخوردار است. امروزه سازمان ها برای سرعت بخشیدن به کار حسابداران، کاهش خطا در ثبت، تنظیم راحت تر گزارش ها و تحلیل دقیق تر شرایط مالی کسب و کار سازمان به نرم‌ افزارحسابداری نیاز مبرم دارند.

سازمان های سنتی به دنبال دانلود نرم افزارحسابداری رایگان هستند، تعدادی بسیار زیادی هم نرم افزار در بازار وجود دارد که شرکت ها برای انتخاب دچار سردرگمی می شوند. در این مقاله میخواهیم ۱۰ ویژگی اساسی نرم افزارهای حسابداری باید داشته باشند تا رضایت شرکت ها و کاربران را به خود جلب کنند را نام ببریم.

ویژگی های یک سیستم حسابداری

 

ارائه گزارش های تحلیلی و کاربردی مالی و حسابداری

در دنیای شلوغ کسب و کار ها اطلاعات یکی از مهم ترین ابزار هستند. با استفاده از تحلیل اطلاعات، قدرت تصمیم گیری مدیران افزایش می یابد و توانایی این را بدست می آورند تا آگاهانه و با دید بازتری تصمیم بگیرند. طی بررسی های انجام شده بیش از ۷۰ درصد کسب و کارها در دوسال نخست تاسیس به دلیل نداشتن اطلاعات کافی در مورد کسب و کار خود عدم تحلیل اطلاعات خود شکست می خورند. استفاده از یک نرم افزار حسابداری که بتواند گزارش هایی که مورد نیاز سازمان شماست ارائه دهد، باعث رشد سازمان شما خواهد شد.

از طرفی دیگر سازمان ها همیشه نیازمند ارائه گزارش های قانونی مانند خرید و فروش فصلی، ارزش افزوده و اظهارنامه مالیاتی هستند و زمان بسیاری را بابت تنظیم آن ها صرف می کنند. استفاده از نرم افزار حسابداری باید کمک کند تا حسابداران و مدیران مالی با صرف کمترین زمان به گزارش های دقیق دسترسی پیدا کنند.

رابط کاربری آسان

حسابداری فعالیتی است که متمرکز بر اعداد و ارقام است، با این حال ویژگی ها بصری مانند ارائه نمودارها و گزارش هایی که جذابیت بصری دارد، باعث ارائه مناسب تر تحلیل حسابداران از داده ها می شود. گزارش هایی که در قالب تصویر مناسبی به مدیران ارائه می شود، می توانند به درک شفاف وضعیت کسب و کار شما کمک کند در نتیجه ارتباط بین حسابداران و مدیران مالی با مدیران ارشد سازمان ها تسهیل می شود.

یکپارچگی و قابلیت ادغام با دیگر سیستم های حسابداری

صرفا ثبت سند حسابداری برای یک سازمان نمی تواند کافی باشد. سازمان ها فعالیت های متعددی از جمله کنترل حساب های بانکی، کنترل عملیات چک، انبارداری، خرید از تامین کنندگان، مدیریت فروش، محاسبه دستمزد پرسنل و … دارند. تمامی اطلاعات گفته شده، در آخر تبدیل موجودی های مالی سازمان می شوند.

یکپارچگی سیستم حسابداری به سازمان کمک می کند، اطلاعات به شکل منسجمی ثبت شوند، در نتیجه، به اصطلاح دوباره کاری ها از بین می روند و تجمیع اطلاعات به شکل سازمان یافته در دسترس قرار می گیرد.

 

به روز رسانی همیشگی نرم افزار حسابداری

سازگاری با تغییرات قانونی و استانداردها مورد نیاز از واجبات نرم افزارهای حسابداری شرکتی است. قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری اگر تغییر کنند، شرکت ارائه دهنده نرم افزار باید به اندازه ای توانایی داشته باشد که به سرعت تغییر را در سیستم ایجاد کند و حسابدار نگرانی بابت تغییر قوانین و مقررات نداشته باشد، اگر تیمی با تجربه و متخصص در حوزه برنامه نویسی نرم افزار وجود داشته باشد باعث دلگرمی کاربر یا حسابدار استفاده کننده می شود.
هر کسب و کار با توجه به زمینه فعالیت در حوزه های متفاوت، از جمله بازرگانی، تولیدی و … نیازمند راه حل ویژه آن کسب و کار است نرم افزار حسابداری از این قاعده مستثنی نیست. برای مثال، یک شرکت فعال در حوزه پیمانکاری نیازمند نرم افزاری است که توانایی حل مسائل و موضوعات مربوط به این حوزه مانند قرارداد ها و پروژه ها را از لحاظ مالی نظم ببخشد و مدیریت کند.

نرم افزار قابل توسعه باشد

هر کسب و کاری اصولا به امید رشد و توسعه فعالیت می کنند. حالا رشد می تواند افزایش میزان فروش، افزایش تعداد پرسنل و یا افزایش گردش مالی باشد. ممکن است سازمانی که دارای چهار یا پنج پرسنل است با یک سیستم حسابداری امور خود را مدیریت کند. اما در آینده که تراکنش های مالی افزایش می یابند، سازمان مجبور است سیستم خزانه داری و دریافت و پرداخت اضافه کند و شاید حتی تعداد پرسنل در چند سال بعد افزایش یابد و نیازمند به سیستم حقوق و دستمزد باشد.

با توجه به این نمونه ها می توان دریافت که با رشد کسب و کار نیاز به بسته های نرم افزاری افزایش می یابد. اگر نرم افزاری مورد نظر قرار بگیرد که تنها پاسخگوی وضعیت کنونی کسب و کار شما باشد، در آینده ای نه چندان دور نرم افزار به ناسازگاری با رشد سازمان شما کنار گذاشته می شود. در این وضعیت هزینه قابل توجهی بابت خرید و آموزش نرم افزار جدید باید مورد توجه قرار بگیرد. پس باید ارائه دهنده نرم افزاری انتخاب کرد که با محصول همه جانبه  پاسخگوی نیاز شما در گذر زمان شود و حسابداران با توسعه کسب و کار نگران تغییر نرم افزار نباشند.

تضمین امنیت اطلاعات مالی

اطلاعات مالی جزو مهم ترین اطلاعات موجود در یک سازمان است عدم ثبت این اطلاعات یا سو استفاده از آن ها آسیب جدی به شرکت وارد می کند و یا حتی می تواند باعث ورشکستی شرکت شود. حساسیت نسبت به امنیت اطلاعات از موارد کلیدی در تهیه یک نرم افزار است. که در طی آن، تعداد مشتریان شرکت ارائه نرم افزار، تعداد مشتریانش و اعتبار شرکت ارائه دهنده از امنیت اطلاعات مالی، حسابداران را مطمئن سازد.

 

پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش با کیفیت

پشتیبانی و خدمات پس از فروشی که حسابدارن بتوانند به آن اطمینان کنند، از ارزشمند ترین اهداف شرکت های نرم افزاری است. بسیاری از ارائه دهندگان نرم افزار خدمات پس از فروش را صرفا نصب نرم افزار برای مشتری می دانند، اما این موضوع تنها نصب نرم افزار نیست، شرکتی که نرم افزار حسابداری تولید می کند باید خیال حسابداران را بابت پاسخگویی به پرسش ها راحت کند، خریداران نرم افزار باید این اطمینان را داشته باشد که متناسب با نیازشان هر زمانی که بخواهند می توانند مسائلشان را حل و فصل کنند و کارشناسان پشتیبانی نرم افزار، باید رفع مسئله مشتری را مهم ترین مسئولیت خود بدانند. خدمات پس از فروش پشتیبانی با کیفیت، نیازمند زیرساختی قوی و رقابتی است تا سازمان به شکلی شایسته بتواند مسئله درخواست مشتری را مدیریت کند.

ارائه خدماتی متنوعی همچون، پاسخگویی ۲۴ ساعته به تلفن، تلفن گویا، تجهیزات مناسب آموزشی، پاسخگویی آنلاین و آفلاین، پاسخگویی تلفنی، مراجعه حضوری و… همگی خدماتی هستند که با کیفیت مناسب باید توسط سازمان تولید کننده نرم افزار انجام شوند.

سادگی و کارپسند بودن محیط نرم افزار حسابداری

یکی از بزرگترین عوامل موفقیت شرکت بزرگی مثل مایکروسافت تولید نرم افزار کارپسند و ساده است. کاربران این شرکت به سادگی با ابزاری همچون Word یا Powerpoint کار می کنند و به مرور زمان، می آموزند که چگونه می توانند از قابلیت های فوق العاده آن استفاده کنند نرم افزار حسابداری هم از نباید از این قاعده مستثنی باشند. حسابدار باید بتواند به راحتی نرم افزار را درک کند و در زمانی نه چندان طولانی تسلط کافی به آن پیدا کند. سادگی و در عین حال کاربردی بودن یک نرم افزار، ویژگی منحصر به فردی است که اگر به آن دست پیدا کند بهره وری کار بیشتر می شود.

بازه قیمت نرم افزار حسابداری

در نظر داشته باشید قیمت محصولی که خریداری می کنید صرفا بابت همان نرم افزاری که تهیه می کنید نیست. تمام موارد بالا در قیمت و هزینه آتی سازمان تاثیر گذار است. نرم افزاری که قابلیت گزارش دهی نداشته باشد نمی تواند قدرت تحلیل به حسابدار شما بدهد، درک و یادگیری آن دشوار است، قابلیت گسترش مطابق با رشد سازمان را ندارد و کیفیت پشتیبانی آن مطلوب نیست و به طور جدی می تواند کسب و کار شما را در معرض خطر قرار دهد و به کسب و کار شما ضرر بزند.

نرم افزار حسابداری، شرکتی ، فروشگاهی و انبار داری را از ما بخرید.

شرکت پویا سیستم از سال ۱۳۸۲ شروع به فعالیت کرده است و نرم افزار های مختلف از جمله حسابداری ، با رویکرد رابط کاربری روان را طراحی و به بازار عرضه کرده است. تیم پویا سیستم با هدف تولید نرم افزارهای جامع ، تخصصی و قوی و تامین نیازهای محسوس بازار ، در اصناف و مشاغل خرد و کلان شروع به فعالیت کرده و روز به روز در حال ارتقا و بهبود دانش نرم افزاری خود است.