نرم افزار اکسل، نرم افزاری پر کاربرد در حسابداری است. به طوری که بسیاری از گزارشات مالی امروزه از اکسل استخراج می کنند و حتی محاسبات مالی پیچیده توسط توابع اکسل در عرض چند ثانیه انجام می شود. در این مقاله میخواهیم به معرفی اکسل به عنوان یک نرم افزار حسابداری و امکانات این نرم افزار را برای حسابداری را بررسی کنیم و در مورد توابع کاربردی اکسل بحث کنیم. همچنین اهمیت یادگیری استفاده از نرم افزار را برای حسابداران بیان می کنیم، با پویا سیستم همراه بمانید.
دقت بالا و نظم خوب زمینه ساز موفقیت در هر کسب و کاری است. در عصر حاضر با پیشرفت علم حسابداری و گستردگی استفاده از نرم افزار هر روز نرم افزار جدید و بهینه تری به نرم افزارهای حسابداری اضافه می شود. حسابداری فرآیندی بسیار دقیق شامل جمع آوری اطلاعات، طبقه بندی آنها، محاسبه و مدیریت هزینه ها نیاز به نرم افزاری دارد که تمامی امکانات مورد نیاز برای انجام امور مالی و حسابداری در خودش را داشته باشد.
یکی از این نرم افزارها که اکثرا هم با آن آشنا هستیم اکسل است که محصول شرکت مایکروسافت است.
امکانات کلیدی اکسل به عنوان یک نرم افزار حسابداری
نرم افزار اکسل دارای محیطی ساده و قدرتمند است. امکانات مفید و کاربردی ای دارد، دارای کتابخانه های غنی از توابع مالی و محاسباتی است که در اختیار کاربران قرار می گیرد که با آن به سادگی امور مالی و حسابداری را انجام می دهند. به علاوه نرم افزار اکسل امکان برنامه نویسی به زبان VBA و نوشتن توابع دیگر را که مورد نیاز کاربران است به آن ها می دهد.
در اینجا می خواهیم امکانات دیگری را که اکسل در اختیار کاربران قرار می دهد را بررسی کنیم:
- امکان لیست کردن فرآیندهای مالی در فرآیند ها به صورت جداگانه
- امکان استفاده از توابع پیشفرض برای محاسباتی که پیچیدگی دارند
- امکان تنظیم جدول، مثل جدول لیست حقوق
- امکان تنظیم کاربرگ های حسابرسی ماهانه
- امکان تهیه گزارشات مالی در اکسل با دقت محاسبات بالا و خطای کم
- امکان تهیه نمودار به صورت گراف بر اساس داده ها
- امکان طبقه بندی و نظم دادن به داده ها
- امکان تنظیم صورت مغایرت بانکی
- امکان کنترل موجودی انبار و شمارش کالا
- امکان انجام محاسبات مالی شخصی، مانند شارژ ساختمان
- امکان جمع آوری مدارک ناقص به صورت منظم بدون استفاده از نرم افزار حسابداری
- امکان ویرایش چند باره اطلاعات درصورت نیاز
- امکان تحلیل داده های مدیریتی و ایجاد داشبورد های تحلیلی و مقایسه ای
- امکان ترکیب اطلاعات خروجی از نرم افزارهای مختل فو تنظیم گزارشات آن ها
توابع کاربردی اکسل
توابع اکسل یکی از نقاط قوت این نرم افزار نسبت به بقیه نرم افزارهای حسابداری است. بیشتر از پنجاه و پنج تابع مربوط به امور مالی و حسابداری به صورت پیشفرض در اکسل وجود دارد.
برای استفاده از آن کافی است در محیط این برنامه از برگه Formula گزینه Financial را انتخاب کنید تا لیست توابع را ببینید.
از بین توابع اکسل، تعدادی از آن ها برای حسابداری پرکاربرد هستند. تعدادی از آن ها توابع محاسباتی و مثلثاتی و تعدادی از آن ها مالی هستند که محاسبات مالی برای حسابداران را آسان می کند. حال میخواهیم این توابع را معرفی و تشریح کنیم:
- SUM: تابع جمع است که مقادیر دو یا چند سلول را جمع می کند و در یک سلول قرار می دهد.
- SUMIF: این تابع زمانی استفاده می شود که بین دو یا چند سلول ارتباطی مشخص برقرار باشد. با این تابع می توان مقادیر آن سلول را باهم جمع کرد.
- VLOOKUP: از این تابع برای جستجوی ستونی استفاده می شود.
- HLOOKUP: این تابع برای جستجوی سطری استفاده می شود.
- SLN: این تابع برای محاسبه هزینه استهلاک به روش خط مستقیم استفاده می شود.
- PMT: این تابع برای محاسبه اقساط وام با پرداخت دوره ای ثابت و با نرخ مشخص مورد استفاده قرار می گیرد.
- PPMT: نسخه دیگری از PMT است که برای محاسبه اقساط اصل وام مورد استفاده است.
- IPMT: این تابع نیز نسخه ای از تابع PMT است و برای محاسبه اقساط مربوط به بهره استفاده می شود.
- RATE: توسط تابع RATE در اکسل می توان برای محاسبه نرخ بهره برای پرداخت کامل وام استفاده کرد.
- SYD: توسط این تابع هزینه استهلاک به شیوه مجموع سنوات محسابه می شود.
- DB: هزینه استهلاک نزولی در زمانی معین را محاسبه می کند.
- FV: این تابع از پرکاربرد ترین توابع اکسل در حسابداری است. با استفاده از تابع FV ارزش آینده یک سرمایه گذاری با نرخ پرداخت ثابت و برداخت دوره ای یکسان محاسبه می کند.
- PV: در مقابل تابع FV است و به جای ارزش آینده ارزش فعلی سرمایه گذاری را محاسبه می کند.
- NPV: با استفاده از این تابع می توان ارزش خالص فعلی سرمایه گذاری را محاسبه کرد.
- XNPV: این تابع به تابع NPV شبیه است، با این تفاوت که برای محاسبه ارزش خالص فعلی سرمایه گذاری ها استفاده می شود که پرداخت ها و دریافت ها دوره ای نیستند و هر کدام تاریخ مشخصی دارد.
- NPER: با این تابع می توان تعداد دوره های مورد نیاز برای سرمایه گذاری را محاسبه کرد.
- IRR: این تابع برای محاسبه نرخ بازده داخلی استفاده می شود. یعنی در طرح های توجیهی برای نشان دادن سود دهی یک پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.
- XIRR: هنگامی که که تراکنش های مالی برای محاسبه نرخ بازده داخلی در زمان های مختلفی صورت بگیرد از این تابع برای نرخ بازده داخلی استفاده می کنند.
- MIRR: با فرض صفر بودن NPV یا ارزش خالص فعلی سرمایه گذاری، نرخ داخلی کارکرد سرمایه با استفاده از تابع MIRR محاسبه می گردد.
- ACCRINT: این تابع برای محاسبه بهره متعلقه اوراق قرضه از زمان صدور تا بازخرید اوراق استفاده می شود.
آیا می توان در اکسل از قالب های قابل استفاده در اکسل استفاده کرد؟
در پاسخ باید گفت شما می توانید قالب مورد نیاز خود را طراحی و استفاده کنید. همچنین برخی از این قالب ها را می توانید خریداری کنید و بعد از نصب استفاده کنید. برخی از مهم ترین این قالب ها عبارت اند از: امکان ایجاد بودجه، امکان تهیه خروجی گزارش ها و داده ها، تهیه صورت مالی و … .
چرا مهارت در اکسل برای حسابداران ضروری است؟
اکسل نرم افزاری بسیار گسترده است و اگر فکر می کنیم آشنایی سطحی با آن برای یک حسابدار کافی است کاملا در اشتباهیم. یادگیری کامل اکسل برای یک حسابدار بسیار ضروری است. چرا که برای انجام محاسبات پیچیده و سنگین و همچنین ارزیابی ، کنترل و تحلیل داده ها و اطلاعات با کمک این نرم افزار بسیار ضروری است.
اکسل سرعت و دقت محاسبات را بالا می برد و بدون آن عملا انجام عملیات حسابداری غیرممکن است. بنابراین تفاوت یک حسابدار قوی و حرفه ای و یک حسابدار ضعیف را می توان در میزان مهارت آن ها در استفاده از نرم افزار های حسابداری و به خصوص نرم افزار اکسل دانست. با وجود اینکه تمامی توابع حسابداری موجود در نرم افزار برای همه حسابدارها مورد نیاز نیست، تقریبا تمامی نیازهای مربوط به امور مالی هر شخصی با فعالیت ها و گزارشات وابسته است که این نرم افزار قادر به برطرف کردن آن است.
سخن پایانی
کاربرد اکسل در حسابداری کم نیست همانطور که گفتیم دقت و سرعت در محاسبات از ویژگی های ملزوم یک حسابدار است. حسابداران با کمک نرم افزارهای حسابداری و اکسل محاسبات خود را با دقت بالایی انجام می دهند. در این مقاله ما امکانات پرکاربرد نرم افزار اکسل برای حسابداری را بررسی کردیم و توابع کاربردی آن را معرفی کردیم.
